Cómo especificar privilegios de acceso para los documentos guardados en el Document Server

Puede especificar los privilegios de acceso (autorización para leer o editar un documento) para los documentos guardados en el servidor de documentos, para impedir el uso no autorizado. Únicamente el usuario que tenga privilegios de acceso podrá realizar operaciones en el documento, dentro de lo que sus privilegios permitan.

• Registre de antemano a los usuarios a los que quiere conceder privilegios de acceso en el libro de direcciones.
  Cómo registrar un usuario en la libreta de direcciones y especificar la información de inicio de sesión
  

• Los privilegios de acceso pueden especificarlos el usuario que guardó el documento, el administrador de archivos o un administrador de privilegios personalizados que tenga los mismos privilegios que el administrador de archivos. Si desea más información sobre el administrador de archivos y los administradores de privilegios personalizados, consulte la siguiente sección:
  Registrar administradores con privilegios estándar
  Registrar administradores con privilegios personalizados

• Previamente, deberá especificarse la autenticación de usuario en la máquina. Para proteger un documento cuando no se especifique la autenticación de usuario, deberá especificarse una contraseña en el documento al guardarlo.
  Cómo editar la información de documentos en Document Server
  Verificación de los usuarios que podrán utilizar la máquina (autenticación de usuario)

1. En la pantalla de inicio, pulse [Document Server].
   

2. En la pantalla del servidor de documentos, pulse [Editar carpeta/archivo].
   

3. Pulse [Abrir].
   
   

   • Pulse [Buscar carpeta] para buscar un carpeta por nombre y número de carpeta.

   • Si selecciona una carpeta protegida mediante contraseña, introduzca la contraseña y pulse [OK].

4. Seleccione el documento en el que especificar los privilegios de acceso y, a continuación, pulse [Privilegios acceso].

5. Pulse [Añadir].

6. Seleccione el usuario que obtendrá los privilegios de acceso y, a continuación, pulse [OK].
   

7. Seleccione el usuario que obtendrá los privilegios de acceso y, a continuación, pulse [Cambiar privilegio].
   

   • Para conceder privilegios de acceso a todos los usuarios, marque [Todos los usuarios].

   • Para conceder privilegios de acceso a usuarios específicos, asegúrese de que [Todos los usuarios] no esté marcado y seleccione a cada usuario concreto. También puede marcar varios usuarios al mismo tiempo.

8. Seleccione un nivel de privilegios de acceso para el usuario.
   El contenido de los privilegios de acceso es el siguiente:
   

   • Sin privilegios: no es posible leer o editar el documento. Puede seleccionar esta opción al marcar [Todos los usuarios].

   • Solo lectura: autorización de lectura e impresión del documento.

   • Editar: los privilegios de "[Solo lectura]" y autorización para cambiar los ajustes de la impresora.

   • Editar/Eliminar: los privilegios de "[Editar]" y autorización para eliminar el documento.

   • Control pleno: los privilegios de "[Editar/Eliminar]" y autorización para especificar los privilegios de acceso.

9. Pulse [OK] [Cerrar].