Preparación de la máquina para enviar y recibir documentos por Internet Fax

Para enviar y recibir documentos por Internet Fax:

• Configure la cuenta de correo para faxes

• Habilite la función de Internet Fax

• Especifique el intervalo para comprobar la recepción de forma automática

Configuración de una cuenta de correo electrónico para usarla como fax

Configure una dirección de correo electrónico para utilizarla al recibir Internet Fax desde un remitente.

1. Inicie sesión en Web Image Monitor como administrador de la máquina.
   Cuando los administradores con privilegios personalizados se han registrado, también puede registrarse en la máquina un administrador con privilegios para cambiar [Enviar (Email/Carpeta)] y cambiar los ajustes.

2. Haga clic en [Configuración] en el menú [Gestión de dispositivos].

3. Haga clic en [Email] bajo [Ajustes dispositivo].

4. Especifique los ajustes, como la dirección de correo electrónico y el nombre de usuario.

   • Si utiliza Exchange Online

     1. Seleccione [Activado] en [Utilizar Autenticación OAuth 2.0] bajo [Autenticación [Exchange Online] OAuth 2.0].

     2. Especifique [Nombre servidor POP3/IMAP4] y [Recepción [Exchange Online]] según sea necesario.

     3. Seleccione [Activado] en [Recibir e-mail de fax] bajo [Cuenta de email de fax [Exchange Online] OAuth 2.0].

     4. Especifique [Dirección de e-mail de fax] y [Nombre de usuario e-mail fax].

     5. Si se muestra "(Autenticación: No completada)" bajo [Autenticación OAuth 2.0], haga clic en [Iniciar autenticación].
        Si se muestra "(Autenticación: Completada)", haga clic en [Aceptar].

     6. Siga las instrucciones que aparecerán en la pantalla.

     7. Una vez completada la autenticación, pulse [Aceptar].

   • Si no utiliza Exchange Online

     1. Seleccione [Activado] en [Recibir e-mail de fax] bajo [Cuenta de e-mail de fax].

     2. Especifique [Dirección de e-mail de fax], [Nombre de usuario e-mail fax], y [Contraseña e-mail fax].

     3. Haga clic en [Aceptar].

• Cuando no utilice Exchange Online, puede configurar una cuenta email fax desde el panel de mandos.
  Ajustes iniciales detallados

Activación de la función de Internet Fax

1. Pulse [Configuración] en la pantalla de Inicio.
   

2. Pulse [Ajustes Fax] en la pantalla de configuración.

   

3. Pulse [Ajustes iniciales detallados] [Internet Fax/Email/Carpeta].

4. Compruebe que se haya seleccionado [Activado] en [Configuración Internet Fax].

5. Pulse [OK].

6. Pulse [Inicio] () después de especificar los ajustes.
   La función de Internet Fax ya está habilitada. A continuación, especifique el intervalo para la comprobación automática de recepción.

Especifique el intervalo para comprobar la recepción de forma automática

Especifique el intervalo para comprobar automáticamente los correos electrónicos entrantes. También puede configurar la máquina para que solo reciba correos electrónicos de forma manual.

1. Pulse [Configuración] en la pantalla de Inicio.
   

2. Pulse [Ajustes sistema].

   

3. Pulse [Enviar (Email/Carpeta)] [Email] [Intervalo de RX de email].

4. Seleccione [Activado] e introduzca el intervalo para comprobar la recepción.
   
   Si solo desea comprobar el correo electrónico entrante de forma manual, seleccione [Desactivado].

5. Pulse [OK].

6. Pulse [Inicio] () después de especificar los ajustes.

• Para recibir faxes manualmente, pulse [Comp. arch. RX] [Recepción manual: Email] en la pantalla del fax.

1. Pulse [Fax] en la pantalla de Inicio.
   

2. Seleccione [Internet Fax] en la pantalla de fax.

   

3. Coloque el original en el alimentador automático de documentos (ADF) o en el cristal de exposición.
   Cómo colocar un original para enviar por fax en el escáner

4. Pulse [Ajustes] [Remitente] para especificar el remitente.
   

   • Puede seleccionar un remitente entre los usuarios para los que la casilla de verificación [Usar como remitente] se seleccionó cuando se estaban registrando en la libreta de direcciones.
     Cómo registrar, cambiar o eliminar direcciones de correo electrónico en la libreta de direcciones

   • Cuando un usuario que ha iniciado sesión está utilizando la máquina, el usuario que ha iniciado sesión se convierte en el remitente.

   • Para recibir el resultado de la transmisión por correo electrónico, seleccione [Notificación resultado].

   • Para imprimir el nombre del remitente en la página recibida en el destino, seleccione la casilla de verificación [Marcar nomb remite].

   • Si la función Especificar auto nombre remitente está activada, el remitente se especifica automáticamente y puede omitir el procedimiento para especificar un remitente.

5. Para especificar el asunto, introduzca Asunto.
   Si no desea especificar el asunto, este se introducirá automáticamente.
   Para conocer el número máximo de caracteres que puede tener el asunto de un e-mail, consulte Lista de valores máximos para cada elemento de ajuste.

6. Para especificar el texto principal, seleccione "Texto".
   Seleccione el texto principal a utilizar del texto registrado previamente en [Registrar/Cambiar/Eliminar mensaje de email] bajo [Ajustes sistema].
   Enviar (Email/Carpeta)

7. Configure los ajustes del escaneo.
   Cómo enviar un fax con una calidad de imagen adecuada para el original
   Especifique TIFF como el formato de archivo cuando realice un envío a una dirección de correo electrónico de una máquina que admita el uso de Internet Fax.

8. Especifique el destino en la página de fax.

   

   • Para introducir una dirección de correo electrónico de forma manual, selecciónela en el historial de destinos, o realice una búsqueda en la libreta de direcciones, pulse y especifique el destino.

     

     Puede seleccionar únicamente el destino introducido mediante el teclado numérico desde el historial.

   • Para volver a especificar el destino, pulse .

     

9. Pulse [Inicio].
   Después de escanear los originales, puede comprobar y utilizar los originales en espera de envío que están almacenados en la memoria hasta que se complete la transmisión.
   Confirmación y gestión de un documento en la cola de faxes

Si no introduce el asunto al realizar un envío con Internet Fax, la máquina especifica el asunto automáticamente durante la transmisión.

El asunto que se especifica automáticamente varía en función del ajuste realizado en [Ajustes] [Remitente] [Marcar nomb remite].

• Cuando se especifica [Marcar nomb remite]
  Desde [nombre del remitente] (Mensaje de fax N.° XXXX)

• Cuando no se especifica [Marcar nomb remite]
  El asunto se introduce automáticamente del siguiente modo de acuerdo con el estado del registro de la información del remitente.
  Impresión del nombre de destino, el encabezado de fax y el mensaje estándar en el fax recibido en el destino

  El estado de registro de [Nºpropio fax] y [Nombre propio]	Asunto
  Se especifican los dos elementos	Desde: "Número de fax propio" ("Nombre propio") (Mensaje de fax N.° XXXX)
  Solo se especifica [Nºpropio fax]	Desde: "Número de fax propio" (Mensaje de fax N.° XXXX)
  Solo se especifica [Nombre propio]	Desde: "Encabezado de fax (para visualización)" (Mensaje de fax N.° XXXX)
  No se ha especificado ninguno de los dos elementos	Mensaje de fax N°. XXXX

* "xxxx" indica el número de documento mostrado en Registros.

Se envía un fax como un archivo adjunto a un correo electrónico cuando se envía un Internet Fax desde la máquina a una dirección de correo electrónico de un ordenador. El asunto y el texto principal del correo electrónico se muestran como se describe a continuación.

1. Correo electrónico enviado sin especificar el asunto

2. Correo electrónico enviado con el asunto especificado

3. Nombre y dirección de correo electrónico del remitente

4. Asunto especificado en el momento de la transmisión

5. Destino especificado en el momento de la transmisión

6. Texto

7. Documento enviado (mostrado como un documento adjunto)
   Se inserta el siguiente mensaje en cada correo electrónico enviado:
   Este correo electrónico se ha enviado desde "nombre de host" (nombre del producto)
   Consultas a: "Dirección de correo electrónico del administrador"
   [Dirección email administrador] y [Nombre host] registrados en [Ajustes sistema] se muestran como el nombre de host y la dirección de correo electrónico del administrador.
   

   • [Ajustes sistema] [Enviar (Email/Carpeta)] [Email] [Dirección email administrador]

   • [Ajustes sistema] [Red/Interfaz] [Nombre host]

La máquina admite el uso de T.37 Full Mode, que se define en las normas internacionales para Internet Fax (recomendación de ITU-T, RFC2532). Cuando el dispositivo de destino también admite T.37 Full Mode, la máquina y el dispositivo de destino pueden intercambiar sus estados de recepción y la información de rendimiento en ambos sentidos.

• Recepción de una notificación de recepción
  Cuando se envíe un Internet Fax solicitando una notificación de recepción, el dispositivo de destino enviará un correo electrónico con una Notificación de recepción tras la recepción del Internet Fax. Puede confirmar los resultados de la recepción en el destino en "Registros".

• Envío de faxes con un tamaño y resolución óptimos
  El correo electrónico de Notificación de recepción contiene las propiedades del dispositivo de destino, como los métodos de compresión admitidos, los tamaños de papel de recepción y la resolución. Cuando el dispositivo de destino está registrado como compatible con Full Mode en la libreta de direcciones, las propiedades indicadas en el correo electrónico de la Notificación de recepción se registran automáticamente en la libreta de direcciones. A continuación, la máquina utiliza esta información para enviar faxes a través de Internet al destino, optimizando el tamaño y la resolución en función de la información.