แอปพลิเคชันเซิร์ฟเวอร์เอกสารใหม่ (การจัดการเอกสารที่บันทึกไว้)

โฟลเดอร์มีสองประเภท: โฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันและโฟลเดอร์ผู้ใช้ จำแนกเอกสารในโฟลเดอร์ตามคุณลักษณะของแต่ละโฟลเดอร์

• โฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน
  โฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันถูกสร้างขึ้นในการกำหนดค่าเริ่มต้นจากโรงงาน ผู้ใช้ทุกคนสามารถแบ่งปันได้ ถ้าคุณไม่ระบุโฟลเดอร์ที่จะบันทึกเอกสาร เอกสารนั้นจะถูกบันทึกในโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน คุณไม่สามารถเปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์หรือลบโฟลเดอร์ได้

• โฟลเดอร์ผู้ใช้
  คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ผู้ใช้ได้ถึง 200 โฟลเดอร์ คุณสามารถเปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์และตั้งรหัสผ่านเพื่อจำกัดการเข้าถึงได้ ซึ่งจะสะดวกเมื่อผู้ใช้แต่ละคนมีโฟลเดอร์ของตัวเอง

การสร้างโฟลเดอร์

1. ที่หน้าจอ Home กด [Document Server]
   

2. บนหน้าจอ เซิร์ฟเวอร์เอกสาร ให้กด [แก้ไขโฟลเดอร์/ไฟล์]
   

3. กด [สร้างโฟลเดอร์ใหม่]
   

4. ระบุข้อมูลเกี่ยวกับโฟลเดอร์ จากนั้นกด [ตกลง]
   
   

   • ชื่อโฟลเดอร์: ป้อนชื่อ

   • โฟลเดอร์ No.: หมายเลขที่ไม่ได้ใช้จะถูกกำหนดโดยอัตโนมัติ สามารถเรียงลำดับโฟลเดอร์จากน้อยไปหามากหรือจากมากไปหาน้อยในรายการโฟลเดอร์ได้

   • รหัสผ่าน: ระบุรหัสผ่านเพื่อให้คุณไม่สามารถเข้าถึงโฟลเดอร์ได้เว้นแต่คุณจะป้อนรหัสผ่าน ป้อนตัวเลข 4 ถึง 8 หลักเป็นรหัสผ่าน จะแสดงขึ้นสำหรับโฟลเดอร์ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน

5. กด [ตกลง]

การแก้ไขหรือการลบโฟลเดอร์

1. ที่หน้าจอ Home กด [Document Server]
   

2. บนหน้าจอ เซิร์ฟเวอร์เอกสาร ให้กด [แก้ไขโฟลเดอร์/ไฟล์]
   

3. เลือกโฟลเดอร์ที่จะแก้ไขหรือลบ จากนั้นดำเนินการที่จำเป็น
   
   

   • หากเลือกโฟลเดอร์ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน ให้ป้อนรหัสผ่าน จากนั้นกด [ตกลง]

   • คุณไม่สามารถลบโฟลเดอร์ที่มีเอกสารที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านได้

   • เมื่อคุณลบโฟลเดอร์ เอกสารทั้งหมดในโฟลเดอร์จะถูกลบ

4. หลังจากแก้ไขหรือลบเสร็จแล้ว ให้กด [ปิด]

คุณสามารถเปลี่ยนชื่อผู้ใช้และชื่อไฟล์ของเอกสารที่บันทึกไว้ในเซิร์ฟเวอร์เอกสาร

1. ที่หน้าจอ Home กด [Document Server]
   

2. บนหน้าจอ เซิร์ฟเวอร์เอกสาร ให้กด [แก้ไขโฟลเดอร์/ไฟล์]
   

3. กด [Open]
   
   

   • กด [ค้นหาโฟลเดอร์] เพื่อค้นหาโฟลเดอร์ด้วยชื่อหรือหมายเลขโฟลเดอร์

   • หากเลือกโฟลเดอร์ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน ให้ป้อนรหัสผ่าน จากนั้นกด [ตกลง]

4. เลือกเอกสารเพื่อแก้ไขข้อมูลเอกสาร
   
   

   • กด [ค้นหาไฟล์] เพื่อค้นหาเอกสารด้วยชื่อเอกสารหรือชื่อผู้ใช้

   • หากเอกสารมีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน ให้ป้อนรหัสผ่านและกด [OK]

   ดูตัวอย่างเอกสารและตรวจสอบรายละเอียด เช่น จำนวนหน้าทั้งหมด

   1. เลือกเอกสารที่คุณต้องการดูข้อมูลโดยละเอียด จากนั้นกด [พรีวิว/รายละเอียด]
      การตรวจสอบข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารในเซิร์ฟเวอร์เอกสาร

   2. หลังจากตรวจสอบข้อมูลแล้ว ให้กด [ปิด]

   ในการเปลี่ยนชื่อเอกสาร

   1. กด [เปลี่ยนชื่อไฟล์]

   2. ป้อนชื่อเอกสาร

   ในการเปลี่ยนรหัสผ่านของเอกสาร

   1. กด [เปลี่ยนรหัสผ่าน]

   2. ป้อนรหัสผ่านใหม่

   การเปลี่ยนชื่อผู้ใช้ของเอกสาร

   1. กด [เปลี่ยนชื่อผู้ใช้]

   2. เลือกชื่อผู้ใช้จาก Address Book หรือพิมพ์ชื่อ

5. หลังจากแก้ไขข้อมูลเอกสารแล้ว ให้กด [ตกลง]
   หน้าจอเลือกไฟล์ปรากฏขึ้นอีกครั้ง

ลบเอกสารที่ไม่จำเป็นออกจากเซิร์ฟเวอร์เอกสาร

1. ที่หน้าจอ Home กด [Document Server]
   

2. บนหน้าจอ เซิร์ฟเวอร์เอกสาร ให้กด [แก้ไขโฟลเดอร์/ไฟล์]
   

3. กด [เปิด] สำหรับโฟลเดอร์ที่บันทึกเอกสารที่คุณต้องการลบ
   
   

   • กด [ค้นหาโฟลเดอร์] เพื่อค้นหาโฟลเดอร์ด้วยชื่อหรือหมายเลขโฟลเดอร์

   • หากเลือกโฟลเดอร์ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน ให้ป้อนรหัสผ่าน จากนั้นกด [ตกลง]

   • คุณสามารถเลือกและลบโฟลเดอร์ เมื่อคุณลบโฟลเดอร์ เอกสารทั้งหมดในโฟลเดอร์จะถูกลบ
     การจัดระเบียบเซิร์ฟเวอร์เอกสารโดยใช้โฟลเดอร์

4. เลือกเอกสารที่จะลบ แล้วกด [ลบ]
   
   

   • กด [ค้นหาไฟล์] เพื่อค้นหาเอกสารด้วยชื่อเอกสารหรือชื่อผู้ใช้

   • หากเอกสารมีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน ให้ป้อนรหัสผ่านและกด [OK]

   • คุณสามารถเลือกเอกสารที่จะลบได้สูงสุด 30 รายการในครั้งเดียว

5. กด [Delete]

เอกสารที่บันทึกในเซิร์ฟเวอร์เอกสารจะถูกลบหลังจากผ่านไปสามวัน (72 ชั่วโมง) โดยการตั้งค่าเริ่มต้นจากโรงงาน คุณสามารถเปลี่ยนระยะเวลาจนกว่าเอกสารจะถูกลบหรือระบุไม่ให้ลบเอกสารโดยอัตโนมัติ

1. เข้าสู่ระบบเครื่องในฐานะผู้ดูแลระบบไฟล์

2. ที่หน้าจอ Home กด [การตั้งค่า]
   

3. กด [การตั้งค่าระบบ]
   

4. กด [การตั้งค่าสำหรับผู้ดูแลระบบ][การจัดการไฟล์][ลบไฟล์ในเซิร์ฟเวอร์เอกสารอัตโนมัติ]
   

5. เปลี่ยนระยะเวลาการจัดเก็บ จากนั้นกด [OK]
   

   • เลือก [ระบุวัน] หรือ [ระบุชั่วโมง] ระบุวันหรือชั่วโมง

   • ในการระบุว่าจะไม่ลบเอกสารโดยอัตโนมัติ ให้เลือก [ปิด]

6. หลังจากที่ทำการกำหนดค่าเสร็จสิ้น กด [หน้า Home] ()

คุณสามารถระบุสิทธิ์การเข้าถึง (สิทธิ์ในการอ่านหรือแก้ไขเอกสาร) สำหรับเอกสารที่บันทึกไว้ในเซิร์ฟเวอร์เอกสาร เพื่อป้องกันการใช้โดยไม่ได้รับอนุญาต เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์การเข้าถึงเท่านั้นที่สามารถดำเนินการกับเอกสารภายในสิทธิ์ของตนได้

• ผู้ใช้ที่บันทึกเอกสารหรือผู้ดูแลระบบไฟล์สามารถระบุสิทธิ์การเข้าถึงได้ สามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้ใช้ที่ลงทะเบียนใน Address Book

• [สิทธิ์การเข้าถึง] จะปรากฏขึ้น ในกรณีต่อไปนี้:
  

  • เมื่อมีการเปิดใช้งาน Basic Authentication, Windows Authentication หรือ LDAP Authentication

  • เมื่อเปิดใช้งานการจัดการยืนยันตัวตน เซิร์ฟเวอร์เอกสารใน [การจัดการการตรวจสอบความถูกต้องของแอปพลิเคชัน]

  • เมื่อคุณเข้าสู่ระบบของเครื่องในฐานะผู้ใช้หรือผู้ดูระบบแลไฟล์

• เพื่อป้องกันเอกสารเมื่อไม่ได้ระบุการตรวจสอบความถูกต้องของผู้ใช้ ให้ระบุรหัสผ่านในเอกสารเมื่อบันทึก
  การแก้ไขข้อมูลเอกสารในเซิร์ฟเวอร์เอกสาร

1. เข้าสู่ระบบเครื่องในฐานะผู้ดูแลระบบไฟล์หรือผู้ใช้ที่บันทึกเอกสาร

2. ที่หน้าจอ Home กด [Document Server]
   

3. บนหน้าจอ เซิร์ฟเวอร์เอกสาร ให้กด [แก้ไขโฟลเดอร์/ไฟล์]
   

4. กด [เปิด] ของโฟลเดอร์ที่มีเอกสารที่คุณต้องการระบุสิทธิ์การเข้าถึง
   
   

   • กด [ค้นหาโฟลเดอร์] เพื่อค้นหาโฟลเดอร์ด้วยชื่อหรือหมายเลขโฟลเดอร์

   • หากคุณได้รับพร้อมท์ให้ใส่รหัสผ่าน ให้ป้อนรหัสผ่าน จากนั้นกด [ตกลง]

5. เลือกเอกสารเพื่อระบุสิทธิ์การเข้าถึง จากนั้นกด [สิทธิ์ในการเข้าถึง]

6. กด [เพิ่ม]

7. เลือกผู้ใช้เพื่อให้สิทธิ์การเข้าถึง จากนั้นกด [ตกลง]
   

8. เลือกผู้ใช้เพื่อให้สิทธิ์การเข้าถึง จากนั้นกด [เปลี่ยนสิทธิ์]
   

   • หากต้องการให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้ใช้ทุกคน ให้เลือก [ผู้ใช้ทั้งหมด].

   • ในการให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้ใช้แต่ละราย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ได้เลือก [ผู้ใช้ทั้งหมด] จากนั้นจึงเลือกผู้ใช้แต่ละราย คุณยังสามารถตรวจสอบผู้ใช้หลายคนพร้อมกันได้

9. เลือกระดับของสิทธิ์การเข้าถึงสำหรับผู้ใช้
   เนื้อหาของสิทธิ์การเข้าถึงมีดังนี้:
   

   • ไม่มีสิทธิ์: ไม่สามารถอ่านหรือแก้ไขเอกสารได้ คุณสามารถเลือกตัวเลือกนี้ได้เมื่อคุณทำเครื่องหมาย [ผู้ใช้ทั้งหมด]

   • อ่านได้เท่านั้น: ได้รับอนุญาตให้อ่านและพิมพ์เอกสาร

   • แก้ไข: สิทธิ์ของ [อ่านได้เท่านั้น] พรินเตอร์ และได้รับอนุญาตให้เปลี่ยนการตั้งค่าเครื่องพิมพ์

   • แก้ไข/ลบ: สิทธิ์ของ [แก้ไข] และได้รับอนุญาตให้ลบเอกสาร

   • ควบคุมโดยสมบูรณ์: สิทธิ์ของ [แก้ไข/ลบ] และอนุญาตให้ระบุสิทธิ์การเข้าถึง

10. กด [ตกลง][ปิด]

ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบไฟล์สามารถจัดการโฟลเดอร์ผู้ใช้ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านได้

ผู้ดูแลระบบไฟล์สามารถลบโฟลเดอร์ที่ไม่จำเป็น เปลี่ยนรหัสผ่านของผู้ใช้ที่ลืม และปลดล็อกโฟลเดอร์หากถูกล็อคจากการทำงานโดยไม่ได้ตั้งใจ

1. เข้าสู่ระบบเครื่องในฐานะผู้ดูแลระบบไฟล์

2. ที่หน้าจอ Home กด [Document Server]
   

3. บนหน้าจอ เซิร์ฟเวอร์เอกสาร ให้กด [แก้ไขโฟลเดอร์/ไฟล์]
   

4. เลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการ แล้วกดปุ่มการทำงาน
   
   

   • จะแสดงขึ้นสำหรับโฟลเดอร์ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน

   • เปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์: เปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์

   • เปลี่ยนรหัสผ่าน: ป้อนรหัสผ่านใหม่

   • ปลดล็อค: ปลดล็อกโฟลเดอร์ที่ล็อกไว้ จะแสดงสำหรับโฟลเดอร์ที่ถูกล็อก เมื่อมีการปลดล็อกเอกสาร ให้เปลี่ยนเป็น

   • ลบ: ลบโฟลเดอร์ เมื่อคุณลบโฟลเดอร์ เอกสารทั้งหมดในโฟลเดอร์จะถูกลบ

5. เมื่อการดำเนินงานเสร็จแล้ว ให้กด [ปิด]

6. กด [Home] ()

7. ออกจากระบบของเครื่อง