Nova Aplicação de Servidor de Documentos (Gerir Documentos Guardados)

Há dois tipos de pastas: pastas partilhadas e pastas de utilizador. Classifique os documentos nas pastas conforme a funcionalidade de cada pasta.

• Pasta partilhada
  A pasta partilhada é criada na configuração predefinida de fábrica. Todos os utilizadores a podem partilhar. Se não especificar uma pasta para guardar um documento, este é guardado na pasta partilhada. Não pode alterar o nome da pasta ou apagar a pasta.

• Pastas de utilizador
  Pode criar até 200 pastas de utilizador. Pode alterar o nome da pasta e definir uma palavra-passe para restringir o acesso, o que é conveniente quando cada utilizador tem a própria pasta.

Criar uma pasta

1. No ecrã de início, prima [Servidor de documentos].
   

2. No ecrã do servidor de documentos, prima [Editar pasta/ficheiro].
   

3. Prima [Criar nova pasta].
   

4. Especifique as informações da pasta e, em seguida, prima [OK].
   
   

   • Nome de pasta: Introduza um nome.

   • Número da pasta: É atribuído automaticamente um número não utilizado. As pastas podem ser ordenadas por ordem ascendente ou descendente na lista de pastas.

   • Palavra-passe: Especifique uma palavra-passe para permitir o acesso à pasta apenas com a introdução da mesma. Introduza um número com 4 a 8 dígitos como palavra-passe. é apresentado para uma pasta protegida por palavra-passe.

5. Prima [OK].

Editar ou apagar uma pasta

1. No ecrã de início, prima [Servidor de documentos].
   

2. No ecrã do servidor de documentos, prima [Editar pasta/ficheiro].
   

3. Selecione a pasta a editar ou apagar e, em seguida, efetue a operação necessária.
   
   

   • Se selecionar uma pasta protegida por palavra-passe, introduza a palavra-passe e, em seguida, prima [OK].

   • Não pode apagar uma pasta que tenha um documento protegido por palavra-passe.

   • Quando apaga uma pasta, todos os documentos da pasta são apagados.

4. Quando terminar de editar ou apagar, prima [Fechar].

Pode alterar o nome de utilizador e o nome de ficheiro de um documento guardado no servidor de documentos.

1. No ecrã de início, prima [Servidor de documentos].
   

2. No ecrã do servidor de documentos, prima [Editar pasta/ficheiro].
   

3. Prima [Abrir].
   
   

   • Prima [Procurar pasta] para procurar uma pasta pelo nome ou número da pasta.

   • Se selecionar uma pasta protegida por palavra-passe, introduza a palavra-passe e, em seguida, prima [OK].

4. Selecione um documento para editar as informações do documento.
   
   

   • Prima [Procurar ficheiro] para procurar um documento pelo nome do documento ou nome do utilizador.

   • Se o documento estiver protegido por palavra-passe, introduza-a e prima [OK].

   Para pré-visualizar um documento e verificar os detalhes, como o número total de páginas

   1. Selecione o documento cujas informações detalhadas pretende ver e, em seguida, prima [Pré-vislzr/Detalhes].
      Verificar Informações Sobre Documentos no Servidor de Documentos

   2. Depois de verificar as informações, prima [Fechar].

   Para alterar o nome de um documento

   1. Prima [Alterar nome do ficheiro].

   2. Introduza o nome do documento.

   Para alterar a palavra-passe de um documento

   1. Prima [Alterar palavra-passe].

   2. Introduza uma nova palavra-passe.

   Para alterar o nome de utilizador de um documento

   1. Prima [Alterar nome do utilizador].

   2. Selecione um nome de utilizador no livro de endereços ou escreva um nome.

5. Quando terminar de editar as informações do documento, prima [OK].
   O ecrã de seleção de ficheiros aparece novamente.

Apague ficheiros desnecessários do servidor de documentos.

1. No ecrã de início, prima [Servidor de documentos].
   

2. No ecrã do servidor de documentos, prima [Editar pasta/ficheiro].
   

3. Prima [Abrir] para abrir a pasta que contém o documento que pretende apagar.
   
   

   • Prima [Procurar pasta] para procurar uma pasta pelo nome ou número da pasta.

   • Se selecionar uma pasta protegida por palavra-passe, introduza a palavra-passe e, em seguida, prima [OK].

   • Pode selecionar e apagar pastas. Quando apaga uma pasta, todos os documentos da pasta são apagados.
     Organizar o Servidor de Documentos Utilizando Pastas

4. Selecione o documento a apagar e prima [Apagar].
   
   

   • Prima [Procurar ficheiro] para procurar um documento pelo nome do documento ou nome do utilizador.

   • Se o documento estiver protegido por palavra-passe, introduza-a e prima [OK].

   • Pode selecionar até 30 documentos para apagar de uma só vez.

5. Prima [Apagar].

Os documentos guardados no servidor de documentos são apagados automaticamente ao fim de três dias (72 horas) na configuração predefinida de fábrica. Pode alterar o período até os documentos serem apagados ou especificar que não sejam apagados automaticamente.

1. Inicie sessão no equipamento como administrador de ficheiros.

2. No ecrã de início, prima [Ferramentas do utilizador].
   

3. Prima [Definições do sistema].
   

4. Prima [Definições para administrador][Gestão de ficheiros][Apagar automaticamente ficheiro no servidor de documentos].
   

5. Altere o período de armazenamento e, em seguida, prima [OK].
   

   • Selecione [Especificar dias] ou [Especificar horas] e especifique os dias ou as horas.

   • Para especificar que os documentos não sejam apagados automaticamente, selecione [Desligado].

6. Após a conclusão da configuração, prima [Início] ().

Pode especificar privilégios de acesso (autorização para ler ou editar um documento) para documentos guardados no servidor de documentos para impedir a utilização não autorizada. Só o utilizador que tem privilégios de acesso pode efetuar operações no documento conforme permitido pelos respetivos privilégios.

• O utilizador que guardou o documento ou o administrador de ficheiros pode especificar os privilégios de acesso. Os privilégios de acesso podem ser atribuídos aos utilizadores registados no livro de endereços.

• [Privilégios de acesso] aparece nos seguintes casos:
  

  • Quando a autenticação básica, autenticação Windows ou autenticação LDAP está ativada

  • Quando a gestão da autenticação de Servidor de documentos está ativada em [Gestão de autenticação de aplicações]

  • Quando tem a sessão iniciada no equipamento como utilizador ou administrador de ficheiros

• Para proteger um documento quando a autenticação de utilizador não está especificada, especifique uma palavra-passe no documento quando o guardar.
  Editar Informações de Documentos no Servidor de Documentos

1. Inicie sessão no equipamento como administrador de ficheiros ou como o utilizador que guardou o documento.

2. No ecrã de início, prima [Servidor de documentos].
   

3. No ecrã do servidor de documentos, prima [Editar pasta/ficheiro].
   

4. Prima [Abrir] para abrir a pasta que contém o documento cujos privilégios de acesso pretende especificar.
   
   

   • Prima [Procurar pasta] para procurar uma pasta pelo nome ou número da pasta.

   • Se lhe for pedida uma palavra-passe, introduza a palavra-passe e, em seguida, prima [OK].

5. Selecione o documento para o qual pretende especificar privilégios de acesso e, em seguida, prima [Privilégios de acesso].

6. Prima [Adicionar].

7. Selecione o utilizador ao qual pretende atribuir privilégios de acesso e, em seguida, prima [OK].
   

8. Selecione o utilizador ao qual pretende atribuir privilégios de acesso e, em seguida, prima [Alterar privilégio].
   

   • Para atribuir privilégios de acesso a todos os utilizadores, assinale [Todos os utilizadores].

   • Para atribuir privilégios de acesso a utilizadores individuais, certifique-se de que a opção [Todos os utilizadores] está desmarcada e assinale os utilizadores individuais. Pode também assinalar vários utilizadores em simultâneo.

9. Selecione um nível de privilégios de acesso para o utilizador.
   Os conteúdos dos privilégios de acesso são:
   

   • Sem privilégio: Não pode ler ou editar o documento. Pode selecionar esta opção quando assinalar [Todos os utilizadores].

   • Só de leitura: Autorizado a ler e imprimir o documento.

   • Editar: Os privilégios de [Só de leitura] e autorizado a alterar as definições da impressora.

   • Editar/Apagar: Os privilégios de [Editar] e autorizado a apagar o documento.

   • Controlo total: Os privilégios de [Editar/Apagar] e autorizado a especificar os privilégios de acesso.

10. Prima [OK][Fechar].

Os utilizadores com privilégios de administrador de ficheiros podem gerir pastas de utilizadores protegidas por palavras-passe.

O administrador de ficheiros pode apagar pastas desnecessárias, alterar a palavra-passe de um utilizador em caso de esquecimento e desbloquear uma pasta se tiver sido bloqueada acidentalmente.

1. Inicie sessão no equipamento como administrador de ficheiros.

2. No ecrã de início, prima [Servidor de documentos].
   

3. No ecrã do servidor de documentos, prima [Editar pasta/ficheiro].
   

4. Selecione a pasta pretendida e prima a tecla de operação.
   
   

   • é apresentado para pastas protegidas por palavra-passe.

   • Alterar nome pasta: Altera o nome de uma pasta.

   • Alterar palavra-passe: Introduza uma nova palavra-passe.

   • Desbloquear: Desbloqueia a pasta bloqueada. é apresentado para uma pasta bloqueada. Quando o documento é desbloqueado, altera-se para .

   • Apagar: Apaga a pasta. Quando apaga uma pasta, todos os documentos da pasta são apagados.

5. Após a conclusão da operação, prima [Fechar].

6. Prima [Página principal] ().

7. Encerre a sessão no equipamento.