새로운 문서 서버 애플리케이션(저장된 문서 관리)

폴더에는 공유 폴더와 사용자 폴더의 두 종류가 있습니다. 각 폴더의 특징에 따라 폴터에서 문서를 분류합니다.

• 공유 폴더
  공유 폴더는 공장 기본 구성에서 생성됩니다. 모든 사용자가 그것을 공유할 수 있습니다. 문서를 저장할 폴더를 지정하지 않으면 공유 폴더에 문서가 저장됩니다. 폴더 이름을 변경하거나 폴더를 삭제할 수 있습니다.

• 사용자 폴더
  사용자 폴더는 200개까지 만들 수 있습니다. 폴더 이름을 변경하고 액세스를 제한하기 위해 암호를 설정할 수 있습니다. 이렇게 하면 각 사용자마다 각자의 폴더를 갖게 되어 편리합니다.

폴더 변경

1. 홈 화면에서 [문서 서버]을(를) 누릅니다.
   

2. 문서 서버 화면에서 [폴더/파일 편집]을(를) 누릅니다.
   

3. [새 폴더 만들기]을(를) 누릅니다.
   

4. 폴더에 대한 정보를 지정한 다음 [확인]을(를) 누릅니다.
   
   

   • 폴더 이름: 이름을 입력합니다.

   • 폴더 번호: 사용하지 않는 번호가 자동으로 배정됩니다. 폴더를 폴더 목록에서 오름차순 또는 내림차순으로 저장할 수 있습니다.

   • 5암호: 암호를 입력하지 않으면 폴더에 액세스할 수 없도록 암호를 지정합니다. 4-8자리 숫자를 암호로 입력합니다. 암호로 보호된 폴더에 대해 이(가) 표시됩니다.

5. [확인]을(를) 누릅니다.

폴더 편집 또는 삭제

1. 홈 화면에서 [문서 서버]을(를) 누릅니다.
   

2. 문서 서버 화면에서 [폴더/파일 편집]을(를) 누릅니다.
   

3. 편집 또는 삭제할 폴더를 선택한 다음 원하는 작업을 수행합니다.
   
   

   • 암호로 보호된 폴더를 선택하는 경우 암호를 입력한 후 [확인]을(를) 누릅니다.

   • 암호로 보호된 문서가 들어있는 폴더는 삭제할 수 없습니다.

   • 폴더를 삭제하면 그 폴더에 들어 있는 모든 문서가 삭제됩니다.

4. 편집 또는 삭제를 완료한 다음 [닫기]을(를) 누릅니다.

문서 서버에 저장된 문서의 파일 이름과 사용자 이름을 변경할 수 있습니다.

1. 홈 화면에서 [문서 서버]을(를) 누릅니다.
   

2. 문서 서버 화면에서 [폴더/파일 편집]을(를) 누릅니다.
   

3. [열기]을(를) 누릅니다.
   
   

   • 폴더 이름 또는 번호로 폴더를 검색하려면 [폴더 검색]을(를) 누릅니다.

   • 암호로 보호된 폴더를 선택하는 경우 암호를 입력한 후 [확인]을(를) 누릅니다.

4. 문서 정보를 편집할 문서를 선택합니다.
   
   

   • 문서 이름 또는 사용자 이름에 의해 문서를 검색하려면 [파일 검색]을(를) 누릅니다.

   • 문서가 암호로 보호되어 있다면 암호를 입력하고 [확인]을(를) 누릅니다.

   문서를 미리 보고 총 페이지 수 같은 세부 정보를 확인

   1. 세부 정보를 살펴볼 문서를 선택한 다음 [미리 보기/세부 정보]을(를) 누릅니다.
      문서 서버에서 문서에 대한 정보 확인

   2. 정보를 확인하고 [닫기]을(를) 누릅니다.

   문서 이름 변경

   1. [파일 이름 변경]을(를) 누릅니다.

   2. 문서 이름을 입력합니다.

   문서 암호 변경

   1. [암호 변경]을(를) 누릅니다.

   2. 새 암호를 입력합니다.

   문서의 사용자 이름 변경

   1. [사용자 이름 변경]을(를) 누릅니다.

   2. 주소록에서 사용자 이름을 선택하거나 이름을 입력합니다.

5. 문서 정보를 편집한 다음 [확인]을(를) 누릅니다.
   파일 선택 화면이 다시 나타납니다.

문서 서버에서 불필요한 문서를 삭제합니다.

1. 홈 화면에서 [문서 서버]을(를) 누릅니다.
   

2. 문서 서버 화면에서 [폴더/파일 편집]을(를) 누릅니다.
   

3. 삭제할 문서가 저장된 폴더에 대해 [열기]을(를) 누릅니다.
   
   

   • 폴더 이름 또는 번호로 폴더를 검색하려면 [폴더 검색]을(를) 누릅니다.

   • 암호로 보호된 폴더를 선택하는 경우 암호를 입력한 후 [확인]을(를) 누릅니다.

   • 폴더를 선택하고 삭제할 수 있습니다. 폴더를 삭제하면 그 폴더에 들어 있는 모든 문서가 삭제됩니다.
     폴더를 사용하여 문서 서버 구성

4. 삭제할 문서를 선택하고 [삭제]을(를) 누릅니다.
   
   

   • 문서 이름 또는 사용자 이름에 의해 문서를 검색하려면 [파일 검색]을(를) 누릅니다.

   • 문서가 암호로 보호되어 있다면 암호를 입력하고 [확인]을(를) 누릅니다.

   • 한 번에 삭제할 문서를 30개까지 선택할 수 있습니다.

5. [삭제]을(를) 누릅니다.

문서 서버에 저장된 문서는 공장 기본 구성에서 3일(72시간) 후 자동으로 삭제됩니다. 문서가 삭제될 때까지의 기간을 변경하거나 문서가 자동으로 삭제되지 않도록 지정할 수 있습니다.

1. 기기에 파일 관리자로 로그인합니다.

2. 홈 화면에서 [사용자 도구]을(를) 누릅니다.
   

3. [시스템 설정]을(를) 누릅니다.
   

4. [관리자 설정][파일 관리][문서 서버의 파일 자동 삭제]을(를) 누릅니다.
   

5. 저장 기간을 변경한 후 [확인]을(를) 누릅니다.
   

   • [일수 지정] 또는 [시간 지정]을(를) 선택하고 일수 또는 시간을 지정합니다.

   • 문서가 자동으로 삭제되지 않도록 지정하려면 [사용 안 함]을(를) 선택합니다.

6. 구성을 완료한 후 [홈]()을(를) 누릅니다.

비인가 사용을 막을 수 있도록 문서 서버에 저장된 문서에 대한 액세스 권한(문서를 읽거나 편집하기 위한 권한)을 지정할 수 있습니다. 액세스 권한이 있는 사용자만 자신의 권한으로 문서에서 작업을 수행할 수 있습니다.

• 문서를 저장한 사용자 또는 파일 관리자가 액세스 권한을 지정할 수 있습니다. 액세스 권한을 주소록에 등록된 사용자에게 부여할 수 있습니다.

• 다음과 같은 경우 [액세스 권한]이(가) 표시됩니다.
  

  • 기본 인증, Windows 인증 또는 LDAP 인증을 활성화한 경우

  • [응용 프로그램 인증 관리]에서의 문서 서버인증 관리가 활성화된 경우

  • 사용자 또는 파일 관리자로 기기에 로그인한 경우

• 사용자 인증이 지정되지 않았을 때 문서를 보호하려면 저장할 때 문서에 암호를 지정합니다.
  문서 서버에서 문서 정보 편집

1. 기기에 파일 관리자 또는 문서를 저장한 사용자로 로그인합니다.

2. 홈 화면에서 [문서 서버]을(를) 누릅니다.
   

3. 문서 서버 화면에서 [폴더/파일 편집]을(를) 누릅니다.
   

4. 액세스 권한을 지정하려는 문서가 있는 폴더에 대해 [열기]을(를) 누릅니다.
   
   

   • 폴더 이름 또는 번호로 폴더를 검색하려면 [폴더 검색]을(를) 누릅니다.

   • 암호가 요청되면 암호를 입력한 다음 [확인]을(를) 누릅니다.

5. 액세스 권한을 지정할 문서를 선택한 다음 [액세스 권한]을(를) 누릅니다.

6. [추가]을(를) 누릅니다.

7. 액세스 권한을 부여할 사용자를 선택한 다음 [확인]을(를) 누릅니다.
   

8. 액세스 권한을 부여할 사용자를 선택한 다음 [권한 변경]을(를) 누릅니다.
   

   • 모든 사용자에게 액세스 권한을 부여하려면 [모든 사용자]을(를) 선택합니다.

   • 개별 사용자에 대한 액세스 권한을 승인하려면의 [모든 사용자]체크를 해제한 후 개별 사용자를 확인하십시오. 동시에 여러 사용자를 선택할 수도 있습니다.

9. 사용자에 대한 액세스 권한의 수준을 선택합니다.
   사용자 권한의 내용은 다음과 같습니다.
   

   • 권한 없음: 문서를 읽거나 편집할 수 없습니다. [모든 사용자]을(를) 선택했을 때 이것을 선택할 수 있습니다.

   • 읽기 전용: 문서를 읽고 인쇄할 수 있습니다.

   • 편집: [읽기 전용] 권한 이외에도 프린터 설정을 변경할 수 있습니다.

   • 편집/삭제: [편집] 권한 이외에도 문서를 삭제할 수 있습니다.

   • 모든 권한: [편집/삭제] 권한 이외에도 액세스 권한을 지정할 수 있습니다.

10. [확인][닫기]을(를) 누릅니다.

파일 관리자 권한이 있는 사용자는 암호로 보호된 사용자 폴더를 관리할 수 있습니다.

파일 관리자는 불필요한 폴더를 삭제하고, 암호를 분실한 사용자의 암호를 변경하고, 잘못해서 잠겨버린 폴더를 잠금 해제할 수 있습니다.

1. 기기에 파일 관리자로 로그인합니다.

2. 홈 화면에서 [문서 서버]을(를) 누릅니다.
   

3. 문서 서버 화면에서 [폴더/파일 편집]을(를) 누릅니다.
   

4. 원하는 폴더를 선택하고 조작 키를 누릅니다.
   
   

   • 암호로 보호된 폴더에 대해 이(가) 표시됩니다.

   • 폴더 이름 변경: 폴더 이름을 변경합니다.

   • 암호 변경: 새 암호를 입력합니다.

   • 잠금 해제: 잠긴 폴더를 잠금 해제합니다. 잠긴 폴더에 대해 이(가) 표시됩니다. 문서 잠금이 해제되면 이(가) (으)로 변경됩니다.

   • 삭제: 폴더를 삭제합니다. 폴더를 삭제하면 그 폴더에 들어 있는 모든 문서가 삭제됩니다.

5. 조작을 완료한 후 [닫기]을(를) 누릅니다.

6. [홈]()을 누릅니다.

7. 기기에서 로그아웃합니다.