将原稿扫描为包含嵌入文本数据的PDF文件

要在PDF查看应用程序中搜索和复制文本，您可以将文本数据嵌入根据扫描数据创建的PDF中（OCR功能）。

您还可以将此功能用于高度压缩PDF或PDF/A格式的PDF文件。

重要信息

  • 要使用此功能，需要选配的OCR单元。
    需要选购配置的功能

  • 下列情况中无法使用OCR功能：

    • 选定TIFF或JPEG作为文件类型。

    • 选择[100dpi]作为分辨率。

  1. 按主页界面上的[扫描仪]。
    操作面板画面插图

  2. 将原稿放置在扫描仪上。
    放置要扫描的原稿

  3. 按扫描仪界面上的[发送设置]。
    操作面板画面插图

  4. 按[文件类型] [其他]。
    操作面板画面插图

  5. 按[PDF]，[高压缩PDF]或[PDF/A]。

  6. 按[页面设置]，然后选择[单页]为每页创建一个 PDF 文件，或者选择[多页]创建一个多页 PDF 文件。

  7. 按[OCR设置]，并指定如何执行 OCR。
    操作面板画面插图

    • OCR认知语言：选择与要扫描的原稿所用语言相同的语言。

    • 删除空白页：在创建 PDF 文件时，从扫描的数据中删除空白页。

    • 将提取的文字添加至文件名：提取确定为最合适作为文件名的文本字符串，并将其自动添加到文件名。将从第一页扫描数据中提取文本字符串。如果第一页不包含文本，则不会在文件名中追加任何字符串。

    • 使用扫描的文本方向修正垂直方向：根据在 OCR 过程中成功识别的字符方向，确定原稿的垂直方向。

  8. 完成 OCR 设置后，按[确定]。

  9. 在原稿类型中指定图像质量。
    操作面板画面插图
    要提高识别准确度，选择[黑白：文字]。

  10. 要将扫描的文档发送到某个电子邮件地址，按[发送者]，然后指定发件人。
    当登录用户在操作机器时，登录用户将成为发送者。
    扫描文档并通过电子邮件发送扫描数据

  11. 在扫描仪界面上指定目的地，然后按[开始]。

注

  • 在基本为空白的页面上，可能无法正确确定页面的垂直方向。

  • 在嵌入文本的PDF文件中搜索字符串时，您可以通过指定搜索设置来忽略半角和全角字符，从而更轻松地找到要搜索的字符串。

  • 开始扫描下一页的时间可能会更长，具体取决于原稿尺寸或分辨率。

  • OCR功能可处理每页多达40,000个字符的文本。

  • OCR功能可识别以下语言：

    • 英语、德语、法语、意大利语、西班牙语、荷兰语、葡萄牙语、波兰语、瑞典语、芬兰语、匈牙利语、挪威语、丹麦语、日语。

  • 当通过指定放大比例缩小以200 dpi或更大分辨率扫描的图像时，有效分辨率可能低于200 dpi。在这些情况下可以应用OCR功能，但文本识别精确度可能会降低。

  • 根据字符的形状或类型，字符可能无法正确识别。

  • 如果扫描页面不包含可以识别为文字的部分，则生成PDF文件不包含嵌入式文本。

  • 如果文件的所有页都被确定为空白页，则无法生成PDF文件。如果出现这种情况，请确保正确放置原稿并重试。

  • 如果扫描页面弄脏或有污点，或可以看见页面背面的图像，则无法识别空白页或页面顶端和底端。

  • 将OCR功能应用到扫描时，则无法识别任何类型页面。如果打印文字或嵌入式文字的宽度不同，则嵌入式文字与扫描页中打印文字的位置可能不吻合。

x

QR Code