Preparazione della macchina per l'invio e la ricezione di documenti con internet fax

Per inviare e ricevere documenti tramite Internet Fax:

• Configurare l'account di posta del fax

• Attivare la funzione Internet Fax

• Specificare l'intervallo di tempo per il controllo automatico dei fax in arrivo

Configurazione di un account di posta da usare per il fax

Configurare l'indirizzo e-mail da usare per la ricezione di Internet Fax in arrivo.

1. Accedere a Web Image Monitor come amministratore macchina.
   Quando vengono registrati amministratori con privilegi personalizzati, un amministratore con privilegi di modifica delle impostazioni di [Invia (E-mail/Cartella)] può anche accedere alla macchina e modificare le impostazioni.

2. Fare clic su [Configurazione] dal menù [Gestione dispositivo].

3. Fare clic su [E-mail] sotto [Impostazioni dispositivo].

4. Specificare le impostazioni, come l'indirizzo e-mail e il nome utente.

   • Quando si utilizza Exchange Online

     1. Selezionare [Attivo] in [Usa autenticazione OAuth 2.0] sotto [Autenticazione OAuth 2.0 [Exchange Online]].

     2. Specificare [Nome server POP3/IMAP4], quindi specificare [Ricezione [Exchange Online]] come richiesto.

     3. Selezionare [Attivo] in [Ricevi e-mail fax] sotto [Account e-mail fax OAuth 2.0 [Exchange Online]].

     4. Specificare [Indirizzo e-mail fax] e [Nome utente e-mail fax].

     5. Se viene visualizzato "(Autenticazione: Non completata)" sotto [Autenticazione OAuth 2.0], fare clic su [Avvia autenticazione].
        Se viene visualizzato "(Autenticazione: Completata)", fare clic su [OK].

     6. Seguire le istruzioni visualizzate sullo schermo.

     7. Dopo aver completato l'autenticazione, fare clic su [OK].

   • Quando non si utilizza Exchange Online

     1. Selezionare [Attivo] in [Ricevi e-mail fax] sotto [Account e-mail fax].

     2. Specificare [Indirizzo e-mail fax], [Nome utente e-mail fax], e [Password e-mail fax].

     3. Fare clic su [OK].

• Quando non si utilizza Exchange Online, è possibile impostare un account e-mail fax anche dal pannello di controllo.
  Impostazioni iniziali dettagliate

Attivazione della funzione Internet Fax

1. Premere [Impostazioni] nella schermata Home.
   

2. Premere [Impostazioni fax] nella schermata delle impostazioni.
   

3. Premere [Impostazioni iniziali dettagliate] [Internet Fax/E-mail/Cartella].

4. Verificare che sia selezionato [Attivo] in [Impostazione Internet Fax].

5. Premere [OK].

6. Premere [Home] () dopo aver specificato le impostazioni.
   La funzione Internet Fax è attivata. Ora specificare l'intervallo di tempo per il controllo automatico dei fax in arrivo.

Specificare l'intervallo di tempo per il controllo automatico dei fax in arrivo

Specificare l'intervallo di tempo per il controllo automatico delle e-mail in arrivo. È anche possibile configurare la macchina in modo tale che riceva le e-mail solo manualmente.

1. Premere [Impostazioni] nella schermata Home.
   

2. Premere [Impostazioni di Sistema].
   

3. Premere [Invia (E-mail/Cartella)] [E-mail] [Intervallo ricezione e-mail].

4. Selezionare [Attivo], quindi immettere l'intervallo di tempo per il controllo di quanto in arrivo.
   
   Se si desidera controllare soltanto manualmente le e-mail in arrivo, selezionare [Disattivo].

5. Premere [OK].

6. Premere [Home] () dopo aver specificato le impostazioni.

• Per ricevere i fax manualmente, specificare l'impostazione in [Controlla file RX] [Ricezione manuale: E-mail] sulla schermata del fax.

1. Premere [Fax] nella schermata Home.
   

2. Selezionare [Internet Fax] nella schermata della funzione fax.

   

3. Posizionare l'originale nell'alimentatore automatico documenti (ADF) o sul vetro di esposizione.
   Impostare un originale da inviare via fax sullo scanner

4. Premere [Impostazioni] [Mittente] per specificare il destinatario.
   

   • Quando un utente autenticato usa la macchina, viene automaticamente impostato come mittente.

   • Per ricevere tramite e-mail l'esito della trasmissione, selezionare [Notifica risultato]. L'indirizzo e-mail selezionato per la casella di controllo [Usa come mittente] al momento della registrazione dell'indirizzo sarà utilizzato come indirizzo e-mail del mittente.
     Registrazione/modifica/eliminazione degli indirizzi e-mail di destinazione nella rubrica

   • Per stampare il nome del mittente sulla pagina ricevuta dal destinatario, selezionare la casella di controllo [Stampa nome mitt.].

5. Per specificare l'oggetto, inserire Oggetto.
   Se non si specifica l'oggetto, sarà immesso automaticamente.
   Per il numero massimo di caratteri che è possibile utilizzare nell'oggetto di una e-mail, vedere Elenco dei valori massimi per ogni impostazione.

6. Per specificare il testo principale, selezionare "Testo".
   Selezionare preventivamente il testo principale da utilizzare dal testo registrato in [Registra/Cambia/Elimina messaggio e-mail] sotto [Impostazioni di Sistema].
   Invia (E-mail/Cartella)

7. Configurare le impostazioni di scansione.
   Inviare un fax con una qualità immagine adatta all'originale
   Specificare TIFF come formato file per l'invio a un indirizzo e-mail di una macchina che supporta la funzione Internet Fax.

8. Nella schermata della funzione Fax, specificare la destinazione.

   

   • Per inserire manualmente un indirizzo e-mail, selezionarlo dalla cronologia destinazioni o cercarlo in rubrica, quindi premere e specificare la destinazione.

     

     È possibile selezionare soltanto la destinazione inserita con la tastiera numerica dalla cronologia.

   • Per specificare nuovamente la destinazione, premere .

     Per annullare la destinazione specificata (cancellazione dalla destinazione specificata), premere la destinazione dell'indirizzo selezionato.
     

9. Premere [Avvio].
   Dopo la scansione degli originali, è possibile controllare e utilizzare gli originali in attesa di essere inviati che sono archiviati nella memoria fino al completamento della trasmissione.
   Verifica e gestione di un documento presente nei fax in coda

Se durante l'invio di un Internet Fax non si specifica un oggetto, quest'ultimo viene generato automaticamente al momento della trasmissione.

Il soggetto specificato automaticamente varia a seconda dell'impostazione in [Impostazioni] [Mittente] [Stampa nome mitt.].

• Quando è specificato [Stampa nome mitt.]
  Da [nome mittente] (Messaggio fax nr. XXXX)

• Quando non è specificato [Stampa nome mitt.]
  L'oggetto viene immesso automaticamente come di seguito riportato in base allo stato della registrazione delle informazioni sul mittente.
  Stampare nome destinatario, testata fax e messaggio standard nel fax ricevuto dal destinatario

  Lo stato di registrazione di [Proprio nr. fax] e [Proprio nome]	Oggetto
  Vengono specificate entrambe le voci	Da: Da "proprio numero di fax" ("proprio nome") (Messaggio fax nr. XXXX)
  È specificato solo [Proprio nr. fax]	Da: "Proprio nr. fax" (Messaggio fax nr. XXXX)
  È specificato solo [Proprio nome]	Da: "Intestazione fax (per visualizzazione)" (Messaggio fax nr. XXXX)
  Se entrambe le voci non sono specificate	Messaggio fax nr. XXXX

* "xxxx" è il numero di documento che appare nei registri.

Quando si invia un Internet Fax dalla macchina all'indirizzo e-mail di un computer, il fax viene inviato sotto forma di file allegato al messaggio di posta elettronica. L'oggetto e il testo principale vengono visualizzati come di seguito riportato.

1. E-mail inviata senza specificare l'oggetto

2. E-mail inviata specificando l'oggetto

3. Nome e indirizzo e-mail del mittente

4. Oggetto specificato al momento della trasmissione

5. Destinazione specificata al momento della trasmissione

6. Testo

7. Documento inviato (visualizzato come allegato)
   Il seguente messaggio viene inserito in ogni e-mail inviata:
   Questa e-mail è stata inviata da "nome host" (nome del prodotto)
   Pe eventuali richieste: "Indirizzo e-mail dell'Amministratore"
   [Indirizzo e-mail amministratore] e [Nome host] registrati in [Impostazioni di Sistema] vengono visualizzati come nome host e indirizzo e-mail dell'amministratore.
   

   • [Impostazioni di Sistema] [Invia (E-mail/Cartella)] [E-mail] [Indirizzo e-mail amministratore]

   • [Impostazioni di Sistema] [Rete/Interfaccia] [Nome host]

Questa macchina è compatibile con la modalità completa T.37, definita negli standard internazionali per la trasmissione Internet Fax. (Specifica ITU-T, RFC2532). Se il dispositivo di destinazione supporta anch'esso la modalità completa T.37, la macchina e il dispositivo di destinazione possono scambiarsi reciprocamente informazioni sugli stati di ricezione e sulle comunicazioni effettuate.

• Ricevere la notifica di ricezione
  Quando si invia un Internet Fax richiedendo un avviso di ricezione, il dispositivo di destinazione invierà per e-mail tale avviso una volta ricevuto l'Internet Fax. È possibile verificare i risultati di ricezione nei registri.

• Invio di fax nel formato e con la risoluzione ottimali
  L'e-mail di notifica ricezione contiene le proprietà del dispositivo di destinazione quali ad esempio i metodi di compressione supportati, i formati carta per la ricezione e la risoluzione. Se il destinatario è registrato nella rubrica come destinazione a modalità completa, il mittente registra automaticamente le informazioni ricevute nella rubrica. La macchina utilizza queste informazioni per inviare Internet Fax alla destinazione, ottimizzando il formato e la risoluzione in base alle informazioni ricevute.