全新“文件服务器”应用程序（管理已保存的文档）

有两种类型的文件夹：共享文件夹和用户文件夹。根据每个文件夹的特性对文件夹中的文件进行分类。

• 共享文件夹
  共享文件夹在出厂默认配置中创建。所有用户都可以共享该文件夹。如果未指定保存文件的文件夹，则文件将保存在共享文件夹中。不能更改该文件夹名或删除该文件夹。

• 用户文件夹
  最多可创建200个用户文件夹。您可以更改文件夹名称并设置密码来限制访问，当每个用户都有其自己的文件夹时，可以提供便利。

创建文件夹

1. 在主页画面上，按[文件服务器]。
   

2. 在文件服务器界面上，按[编辑文件夹/文件]。
   

3. 按[创建新文件夹]。
   

4. 指定文件夹的有关信息，然后按[确定]。
   
   

   • 文件夹名称：输入一个名称。

   • 文件夹编号：自动分配未使用的编号。在文件夹列表中文件夹可以按升序或降序排序。

   • 密码：指定密码，除非输入密码，否则无法访问文件夹。输入一个4到8位的数字作为密码。会针对受密码保护的文件夹而显示。

5. 按[确定]。

编辑或删除文件夹

1. 在主页画面上，按[文件服务器]。
   

2. 在文件服务器界面上，按[编辑文件夹/文件]。
   

3. 选择要编辑或删除的文件夹，然后执行所需的操作。
   
   

   • 如果选择受密码保护的文件夹，输入密码，然后按[确定]。

   • 无法删除包含使用密码保护文件的文件夹。

   • 删除文件夹时，该文件夹中的所有文件都会被删除。

4. 完成编辑或删除后，按[关闭]。

您可以更改文件服务器中所保存文件的用户名和文件名。

1. 在主页界面上，按[文件服务器]。
   

2. 在文件服务器界面上，按[编辑文件夹/文件]。
   

3. 按[打开]。
   
   

   • 按[搜索文件夹]按文件夹名称或编号搜索文件夹。

   • 如果选择受密码保护的文件夹，输入密码，然后按[确定]。

4. 选择要编辑文件信息的文件。
   
   

   • 按[搜索文件]按文档名称或编号搜索文档。

   • 如果文档受密码保护，输入密码，然后[确定]。

   要预览文件并检查总页数等详细信息

   1. 选择要查看其详细信息的文档，然后按[预览/详细内容]。
      检查文件服务器中的文件相关信息

   2. 检查信息后，按[关闭]。

   要更改文件的名称

   1. 按[更改文件名]。

   2. 输入文件名称。

   要更改文件的密码

   1. 按[更改密码]。

   2. 输入新密码。

   要更改文件的用户名

   1. 按[更改用户名]。

   2. 从通讯簿中选择用户名或输入名称。

5. 编辑文档信息后，按[确定]。
   文件选择画面再次显示。

从文件服务器中删除不必要的文件。

1. 在主页界面上，按[文件服务器]。
   

2. 在文件服务器界面上，按[编辑文件夹/文件]。
   

3. 按[打开]来打开您想要删除的文件所在的文件夹。
   
   

   • 按[搜索文件夹]按文件夹名称或编号搜索文件夹。

   • 如果选择受密码保护的文件夹，输入密码，然后按[确定]。

   • 您可以选择并删除文件夹。删除文件夹时，该文件夹中的所有文件都会被删除。
     使用文件夹整理文件服务器

4. 选择要删除的文档，并按[删除]。
   
   

   • 按[搜索文件]按文档名称或编号搜索文档。

   • 如果文档受密码保护，输入密码，然后[确定]。

   • 您可以选择一次性删除最多 30 个文件。

5. 按[删除]。

在出厂默认配置中，文件服务器中保存的文档将在三天（72 小时）后被自动删除。可以更改文件删除之前的时间，或者指定不自动删除文件。

1. 以文件管理员身份登录机器。

2. 在主页画面上，按[设置]。
   

3. 按[系统设置]。
   

4. 按[对管理员进行设置][文件管理][自动删除文件服务器中的文件]。
   

5. 更改存储期，然后按[确定]。
   

   • 选择[指定天数]或[指定小时]并指定天数和小时数。

   • 要指定不自动删除文档，按[关]。

6. 完成配置后，按[主页]（）。

您可以指定文件服务器中保存文件的访问权限（读取或编辑文件的权限），以防止未经授权使用。只有具有访问权限的用户才能在其权限范围内对文件执行操作。

• 保存文档的用户或文件管理员可以指定访问权限。访问权限可以授予通讯簿中注册的用户。

• 在以下情况下会显示[访问权限]：
  

  • 当启用基本验证、Windows验证或LDAP验证时

  • 当在[应用程序验证管理]中启用了文件服务器验证管理时

  • 当您以用户或文件管理员登录进机器时

• 若要在未指定用户身份验证时保护文件，请在保存时指定文件密码。
  编辑文件服务器中文件的信息

1. 以文件管理员或保存文档的用户登录进机器。

2. 在主页画面上，按[文件服务器]。
   

3. 在文件服务器界面上，按[编辑文件夹/文件]。
   

4. 按[打开]打开您想要指定访问权限的文件所在的文件夹。
   
   

   • 按[搜索文件夹]按文件夹名称或编号搜索文件夹。

   • 如果提示您输入密码，请输入密码，然后按[确定]。

5. 选择要指定访问权限的文档，然后按[访问权限]。

6. 按[添加]。

7. 选择要授予访问权限的用户，然后按[确定]。
   

8. 选择要授予访问权限的用户，然后按[更改权限]。
   

   • 要给所有用户授予访问权限，勾选[全部用户]。

   • 要给单个用户授予访问权限，请确保取消勾选了[全部用户]，然后勾选单个用户。您还可以同时勾选多个用户。

9. 选择用户的访问权限级别。
   访问权限的内容如下：
   

   • 没有权限：无法读取或编辑文档。您可以在您检查[全部用户]时选择此项。

   • 只读：有权读取和打印文档。

   • 编辑：[只读]的权限以及有权更改打印机设置。

   • 编辑/删除：[编辑]的权限以及有权删除文档。

   • 完全控制：[编辑/删除]的权限以及有权指定访问权限。

10. 按[确定][关闭]。

具有文件管理员权限的用户可以管理使用密码保护的用户文件夹。

文件管理员可以删除不必要的文件夹，为忘记密码的用户更改密码，解锁因意外操作而锁定的文件夹。

1. 以文件管理员身份登录机器。

2. 在主页画面上，按[文件服务器]。
   

3. 在文件服务器界面上，按[编辑文件夹/文件]。
   

4. 选择所需的文件夹，然后按操作键。
   
   

   • 会针对受密码保护的文件夹而显示。

   • 更改文件夹名称：更改文件夹名称。

   • 更改密码：输入一个新密码。

   • 解除锁定：解锁锁定的文件夹。会针对锁定的文件夹而显示。文档锁定时，会更改为。

   • 删除：删除此文件夹。删除文件夹时，该文件夹中的所有文件都会被删除。

5. 完成操作后，按[关闭]。

6. 按[主页]（）。

7. 从机器注销。