Neue Document-Server-Anwendung (Verwaltung gespeicherter Dokumente)

Es gibt zwei Ordnertypen: freigegebene Ordner und Anwenderordner. Klassifizieren Sie die Dokumente in den Ordnern entsprechend der Funktion jedes Ordners.

• Freigegebener Ordner
  Der freigegebene Ordner wird in der werkseitigen Standardkonfiguration erstellt. Alle Anwender können ihn verwenden. Wenn Sie keinen Ordner festlegen, in dem ein Dokument gespeichert werden soll, wird das Dokument im freigegebenen Ordner gespeichert. Sie können den Ordnernamen nicht ändern oder den Ordner löschen.

• Anwenderordner
  Sie können bis zu 200 Anwenderordner erstellen. Sie können den Namen des Ordners ändern und ein Kennwort festlegen, um den Zugriff einzuschränken. Dies ist praktisch, wenn jeder Benutzer einen eigenen Ordner hat.

Erstellen eines Ordners

1. Drücken Sie auf dem Home-Bildschirm auf [Document Server].
   

2. Drücken Sie auf dem Document Server-Bildschirm auf [Ordner/Datei bearbeiten].
   

3. Drücken Sie auf [Neuen Ordner erzeugen].
   

4. Geben Sie die Informationen zu dem Ordner an und drücken Sie dann auf [OK].
   
   

   • Ordnername: Geben Sie einen Namen ein.

   • Ordnernummer: Eine nicht verwendete Nummer wird automatisch zugewiesen. Die Ordner können in der Ordnerliste aufsteigend oder absteigend sortiert werden.

   • Passwort: Geben Sie ein Passwort an, damit nicht auf den Ordner zugegriffen werden kann, wenn das Passwort nicht eingegeben wurde. Geben Sie eine Nummer mit 4 bis 8 Ziffern als Passwort ein. wird für einen passwortgeschützten Ordner angezeigt.

5. Drücken Sie auf [OK].

Bearbeiten oder Löschen eines Ordners

1. Drücken Sie auf dem Home-Bildschirm auf [Document Server].
   

2. Drücken Sie auf dem Document Server-Bildschirm auf [Ordner/Datei bearbeiten].
   

3. Wählen Sie den zu bearbeitenden oder zu löschenden Ordner aus und führen Sie dann den erforderlichen Vorgang aus.
   
   

   • Wenn Sie einen passwortgeschützten Ordner auswählen, geben Sie das Passwort ein und drücken Sie auf [OK].

   • Sie können einen Ordner, der ein passwortgeschütztes Dokument enthält, nicht löschen.

   • Wenn Sie einen Ordner löschen, werden alle Dokumente in diesem Ordner gelöscht.

4. Drücken Sie nach Abschluss der Bearbeitung oder Löschung auf [Schließen].

Sie können den Benutzernamen und den Dateinamen eines auf dem Document Server gespeicherten Dokuments ändern.

1. Drücken Sie auf dem Home-Bildschirm auf [Document Server].
   

2. Drücken Sie auf dem Document Server-Bildschirm auf [Ordner/Datei bearbeiten].
   

3. Drücken Sie auf [Öffnen].
   
   

   • Drücken Sie auf [Ordner suchen], um einen Ordner nach Ordnernamen oder Ordnernummern zu suchen.

   • Wenn Sie einen passwortgeschützten Ordner auswählen, geben Sie das Passwort ein und drücken Sie auf [OK].

4. Wählen Sie ein Dokument aus, um die Dokumenteninformationen zu bearbeiten.
   
   

   • Drücken Sie auf [Datei suchen], um nach einem Dokument anhand des Dokumenten- oder Anwendernamens zu suchen.

   • Wenn das Dokument passwortgeschützt ist, geben Sie das Passwort ein und drücken Sie auf [OK].

   Anzeigen einer Vorschau eines Dokuments und Überprüfen seiner Details, z. B. der Gesamtzahl der Seiten

   1. Wählen Sie ein Dokument aus, für das Sie detaillierte Informationen anzeigen möchten, und drücken Sie dann auf [Vorschau/Details].
      Überprüfen von Informationen zu Dokumenten im Document Server

   2. Drücken Sie nach dem Kontrollieren der Informationen auf [Schließen].

   Zum Ändern eines Dokumentennamens

   1. Drücken Sie auf [Dateinamen ändern].

   2. Geben Sie einen Dokumentennamen ein.

   Zum Ändern des Passwortes eines Dokuments

   1. Drücken Sie auf [Passwort ändern].

   2. Geben Sie ein neues Passwort ein.

   Zum Ändern des Benutzernamens eines Dokuments

   1. Drücken Sie auf [Benutzernamen ändern].

   2. Wählen Sie einen Benutzernamen aus dem Adressbuch oder geben Sie einen Namen ein.

5. Nachdem Sie die Dokumentinformationen bearbeitet haben, drücken Sie auf [OK].
   Der Dateiauswahlbildschirm wird erneut angezeigt.

Löschen Sie nicht benötigte Dokumente vom Document Server.

1. Drücken Sie auf dem Home-Bildschirm auf [Document Server].
   

2. Drücken Sie auf dem Document Server-Bildschirm auf [Ordner/Datei bearbeiten].
   

3. Drücken Sie [Öffn.] für den Ordner, in dem das Dokument, das Sie löschen möchten, gespeichert ist.
   
   

   • Drücken Sie auf [Ordner suchen], um einen Ordner nach Ordnernamen oder Ordnernummern zu suchen.

   • Wenn Sie einen passwortgeschützten Ordner auswählen, geben Sie das Passwort ein und drücken Sie auf [OK].

   • Sie können Ordner auswählen und löschen. Wenn Sie einen Ordner löschen, werden alle Dokumente in diesem Ordner gelöscht.
     Organisieren des Document Servers mit Ordnern

4. Wählen Sie das zu löschende Dokument aus und drücken Sie auf [Löschen].
   
   

   • Drücken Sie auf [Datei suchen], um nach einem Dokument anhand des Dokumenten- oder Anwendernamens zu suchen.

   • Wenn das Dokument passwortgeschützt ist, geben Sie das Passwort ein und drücken Sie auf [OK].

   • Sie können bis zu 30 Dokumente gleichzeitig auswählen.

5. Drücken Sie auf [Löschen].

Im Document Server gespeicherte Dokumente werden gemäß der Werkseinstellungskonfiguration nach drei Tagen (72 Stunden) automatisch gelöscht. Sie können den Zeitraum ändern, bis Dokumente gelöscht werden, oder festlegen, dass Dokumente nicht automatisch gelöscht werden sollen.

1. Melden Sie sich als Dateiadministrator am Gerät an.

2. Drücken Sie auf dem Home-Bildschirm auf [Anwenderprogramm].
   

3. Drücken Sie auf [Systemeinstellungen].
   

4. Drücken Sie auf [Einstellungen für Administrator][Dateiverwaltung][Datei autom. im Document Server löschen].
   

5. Ändern Sie den Speicherzeitraum und drücken Sie dann auf [OK].
   

   • Wählen Sie [Tage festlegen] oder [Stunden festlegen] aus und legen Sie die Tage oder Stunden fest.

   • Um festzulegen, dass Dokumente nicht automatisch gelöscht werden, drücken Sie auf [Aus].

6. Nach Abschluss der Konfiguration drücken Sie auf [Home] ().

Sie können Zugriffsberechtigungen (Berechtigung zum Lesen oder Bearbeiten eines Dokuments) für Dokumente festlegen, die auf dem Document Server gespeichert sind, und so eine unbefugte Verwendung verhindern. Nur der Anwender, der über Zugriffsberechtigungen verfügt, kann innerhalb seiner Berechtigungen Vorgänge mit dem Dokument ausführen.

• Die Zugriffsberechtigungen können von dem Anwender, der das Dokument gespeichert hat, oder dem Dateiadministrator festgelegt werden. Zugriffsberechtigungen können den im Adressbuch registrierten Anwendern gewährt werden.

• [Zugriffsberechtig.] erscheint in folgenden Fällen:
  

  • Wenn die Basisauthentifizierung, die Windows-Authentifizierung oder die LDAP-Authentifizierung aktiviert ist

  • Wenn die Authentifizierungsverwaltung des Document Server unter [Anwendungs-Authentifizierungsverwaltung] aktiviert ist

  • Wenn Sie als Anwender oder Dateiadministrator auf dem Computer angemeldet sind

• Um ein Dokument zu schützen, wenn die Anwenderauthentifizierung nicht festgelegt ist, legen Sie beim Speichern ein Passwort für das Dokument fest.
  Bearbeiten der Informationen von Dokumenten im Document Server

1. Melden Sie sich als Dateiadministrator oder als der Anwender am Gerät an, der das Dokument gespeichert hat.

2. Drücken Sie auf dem Home-Bildschirm auf [Document Server].
   

3. Drücken Sie auf dem Document Server-Bildschirm auf [Ordner/Datei bearbeiten].
   

4. Drücken Sie [Öffn.] des Ordners, in dem sich das Dokument befindet, für das Sie Zugriffsrechte festlegen möchten.
   
   

   • Drücken Sie auf [Ordner suchen], um einen Ordner nach Ordnernamen oder Ordnernummern zu suchen.

   • Wenn Sie zur Eingabe eines Passworts aufgefordert werden, geben Sie das Passwort ein, und drücken dann [OK].

5. Wählen Sie das Dokument aus, für das die Zugriffsberechtigungen festgelegt werden sollen, und drücken Sie auf [Zugriffsberechtigungen].

6. Drücken Sie auf [Hinzufügen].

7. Wählen Sie den Anwender aus, dem Sie Zugriffsberechtigungen gewähren möchten, und drücken Sie dann auf [OK].
   

8. Wählen Sie den Anwender aus, dem Sie Zugriffsberechtigungen gewähren möchten, und drücken Sie dann auf [Recht ändern].
   

   • Um allen Anwendern Zugriffsberechtigungen zu gewähren, markieren Sie [Alle Anwender].

   • Um einzelnen Anwendern Zugriffsberechtigungen zu gewähren, stellen Sie sicher, dass [Alle Anwender] deaktiviert ist, und aktivieren Sie dann die einzelnen Anwender. Sie können auch mehrere Anwender gleichzeitig auswählen.

9. Wählen Sie eine Zugriffsberechtigungsstufe für den Benutzer aus.
   Die Inhalte der Zugriffsberechtigungen sind wie folgt:
   

   • Keine Berechtigung: Das Dokument kann nicht gelesen oder bearbeitet werden. Sie können dies auswählen, wenn Sie [Alle Anwender] aktivieren.

   • Nur Lesen: Erlaubt das Lesen und Drucken des Dokuments.

   • Bearbeiten: Berechtigungen von "[Nur Lesen]" und Erlaubnis zum Ändern von Druckereinstellungen.

   • Bearbeiten/Löschen: Berechtigungen von "[Bearbeiten]" und Erlaubnis zum Löschen des Dokuments.

   • Volle Kontrolle: Berechtigungen von "[Bearbeiten/Löschen]" und Erlaubnis zum Festlegen von Zugriffsberechtigungen.

10. Drücken Sie auf [OK][Schließen].

Anwender mit Dateiadministratorrechten können passwortgeschützte Anwenderordner verwalten.

Der Dateiadministrator kann unnötige Ordner löschen, das Passwort eines Anwender ändern, der es vergessen hat, und einen Ordner entsperren, wenn er versehentlich gesperrt wurde.

1. Melden Sie sich als Dateiadministrator am Gerät an.

2. Drücken Sie auf dem Home-Bildschirm auf [Document Server].
   

3. Drücken Sie auf dem Document Server-Bildschirm auf [Ordner/Datei bearbeiten].
   

4. Wählen Sie den gewünschten Ordner und drücken Sie die Funktionstaste.
   
   

   • wird für einen passwortgeschützten Ordner angezeigt.

   • Ord.name ändern: Ändert den Namen eines Ordners.

   • Passwort ändern: Geben Sie ein neues Passwort ein.

   • Entsperren: Entsperrt den gesperrten Ordner. wird angezeigt, wenn der Ordner gesperrt ist. Wenn das Dokument gesperrt ist, wird in geändert.

   • Löschen: Der Ordner wird gelöscht. Wenn Sie einen Ordner löschen, werden alle Dokumente in diesem Ordner gelöscht.

5. Nach Abschluss der Konfiguration drücken Sie auf [Schließen].

6. Drücken Sie auf [Home] ().

7. Melden Sie sich vom Gerät ab.