Nova aplicació Document Server (Gestionar documents desats)

Hi ha dos tipus de carpetes: les carpetes compartides i les carpetes d'usuari. Classifiqueu els documents en carpetes segons la funció de cada carpeta.

• Carpeta compartida
  La carpeta compartida es crea a la configuració predeterminada de fàbrica. Tots els usuaris la poden compartir. Si no especifiqueu una carpeta on desar el document, es desa a la carpeta compartida. No podeu canviar el nom de la carpeta ni eliminar-la.

• Carpetes d'usuari
  Podeu crear un màxim de 200 carpetes d'usuari. Podeu canviar el nom de la carpeta i establir-hi una contrasenya per restringir-hi l'accés, la qual cosa és convenient quan cada usuari té la seva pròpia carpeta.

Com crear un carpeta

1. A la pantalla d'inici, premeu [Document Server].
   

2. A la pantalla del Document Server, premeu [Editar carpeta/fitxer].
   

3. Premeu [Crear Carpeta nova].
   

4. Especifiqueu la informació sobre la carpeta i, a continuació, premeu [OK].
   
   

   • Nom de la carpeta: introduïu un nom.

   • Número carpeta: s'assigna automàticament un número no utilitzat. Les carpetes es poden classificar en ordre ascendent o descendent a la llista de carpetes.

   • Contrasenya: especifiqueu una contrasenya de manera que no pugueu accedir a la carpeta tret que l'introduïu. Introduïu un número d'entre 4 i 8 dígits com a contrasenya. es mostra per a una carpeta protegida amb contrasenya.

5. Premeu [D'acord].

Com editar o eliminar una carpeta

1. A la pantalla d'inici, premeu [Document Server].
   

2. A la pantalla del Document Server, premeu [Editar carpeta/fitxer].
   

3. Seleccioneu la carpeta que voleu editar o eliminar i, a continuació, executeu l'operació necessària.
   
   

   • Si seleccioneu una carpeta protegida amb contrasenya, introduïu la contrasenya i premeu [D'acord].

   • No podeu eliminar una carpeta que contingui un document protegit amb contrasenya.

   • Si elimineu una carpeta, s'eliminen tots els documents que contingui.

4. Després d'editar o eliminar una carpeta, premeu [Tanca].

Podeu canviar el nom d'usuari i el nom de fitxer d'un document desat al Document Server.

1. A la pantalla d'inici, premeu [Document Server].
   

2. A la pantalla del Document Server, premeu [Editar carpeta/fitxer].
   

3. Premeu [Obre].
   
   

   • Premeu [Cercar carpeta] per buscar una carpeta pel nom o el número de carpeta.

   • Si seleccioneu una carpeta protegida amb contrasenya, introduïu la contrasenya i premeu [D'acord].

4. Seleccioneu un document per editar-ne la informació.
   
   

   • Premeu [Cerca fitxer] per cercar un document per nom de document o per nom d'usuari.

   • Si el document està protegit amb contrasenya, introduïu-la i premeu [D'acord].

   Per previsualitzar un document i comprovar-ne els detalls, com ara el nombre total de pàgines

   1. Seleccioneu un document del qual vulgueu veure informació detallada i, a continuació, premeu [Vista prèvia/Detalls].
      Comprovar informació sobre documents a Document Server

   2. Després de comprovar la informació, premeu [Tanca].

   Per canviar el nom d'un document

   1. Premeu [Canviar nom del fitxer].

   2. Introduïu un nom de document.

   Per canviar la contrasenya d'un document

   1. Premeu [Canviar contrasenya].

   2. Introduïu una contrasenya nova.

   Per canviar el nom d'usuari d'un document

   1. Premeu [Canvia Nom usuari].

   2. Seleccioneu un nom d'usuari de la llibreta d'adreces o introduïu un nom.

5. Un cop editada la informació del document, premeu [OK].
   Torna a aparèixer la pantalla de selecció de fitxers.

Elimineu els documents no necessaris del Document Server.

1. A la pantalla d'inici, premeu [Document Server].
   

2. A la pantalla del Document Server, premeu [Editar carpeta/fitxer].
   

3. Premeu [Obrir] per a la carpeta on està desat el document que voleu eliminar.
   
   

   • Premeu [Cercar carpeta] per buscar una carpeta pel nom o el número de carpeta.

   • Si seleccioneu una carpeta protegida amb contrasenya, introduïu la contrasenya i premeu [D'acord].

   • Podeu seleccionar i eliminar una carpeta. Si elimineu una carpeta, s'eliminen tots els documents que contingui.
     Organitzar el Document Server amb carpetes

4. Seleccioneu el document que voleu esborrar i premeu [Suprimeix].
   
   

   • Premeu [Cerca fitxer] per cercar un document per nom de document o per nom d'usuari.

   • Si el document està protegit amb contrasenya, introduïu-la i premeu [D'acord].

   • Podeu seleccionar fins a 30 documents per esborrar-los de cop.

5. Premeu [Suprimeix].

En la configuració predeterminada de fàbrica, els documents desats al Document Server se suprimeixen automàticament al cap de tres dies (72 hores). Podeu canviar el període que triguen els documents a suprimir-se o especificar que no se suprimeixin automàticament.

1. Inicieu sessió a la màquina com a administrador de fitxers.

2. A la pantalla d'inici, premeu [Configuració].
   

3. Premeu [Configuració del sistema].
   

4. Premeu [Paràmetres de l'administrador][Gestió de fitxers][Suprimir auto fitxer del Document Server].
   

5. Canvieu el període d'emmagatzematge i, tot seguit, premeu [D'acord].
   

   • Seleccioneu [Definir dies] o [Definir hores]i especifiqueu els dies o les hores.

   • Per especificar que no s'esborrin els documents automàticament, seleccioneu [Desactivat].

6. Un cop finalitzada la configuració, premeu [Inici] ().

Podeu especificar privilegis d'accés (autoritat per llegir o editar un document) per a documents desats al Document Server per a evitar-ne l'ús no autoritzat. Només l'usuari amb privilegis d'accés pot realitzar operacions en el document tenint en compte els seus privilegis.

• L'usuari que va desar el document o l'administrador de fitxers poden especificar privilegis d'accés. Es poden concedir privilegis d'accés als usuaris registrats a la llibreta d'adreces.

• [Privilegis d'accés] apareix en els casos següents:
  

  • Quan s'ha habilitat la opció autenticació bàsica, autenticació Windows o autenticació LDAP.

  • Quan s'ha habilitat l'administració de Document Server a [Gestió autenticació aplicacions]

  • Quan heu iniciat sessió a la màquina com a administrador d'usuaris o fitxers

• Per protegir un document quan no s'ha especificat l'autenticació d'usuaris, especifiqueu una contrasenya al document en desar-lo.
  Com editar la informació de documents a Document Server

1. Inicieu sessió a la màquina com a administrador de fitxers o com a l'usuari que va desar el document.

2. A la pantalla d'inici, premeu [Document Server].
   

3. A la pantalla del Document Server, premeu [Editar carpeta/fitxer].
   

4. Premeu [Obrir] a la carpeta on es troba el document per al qual voleu especificar privilegis d'accés.
   
   

   • Premeu [Cercar carpeta] per buscar una carpeta pel nom o el número de carpeta.

   • Si us demana una contrasenya, introduïu-la i premeu [D'acord].

5. Seleccioneu el document per al qual voleu especificar privilegis d'accés i, a continuació, premeu [Privilegis d'accés].

6. Premeu [Afegeix].

7. Seleccioneu l'usuari al qual voleu concedir privilegis d'accés i, a continuació, premeu [OK].
   

8. Seleccioneu l'usuari al qual voleu concedir privilegis d'accés i, a continuació, premeu [Canviar privilegis].
   

   • Per concedir privilegis d'accés a tots el usuaris, marqueu [Tots els usuaris].

   • Per concedir privilegis d'accés a usuaris concrets, assegureu-vos que no estigui marcat [Tots els usuaris] i, a continuació, marqueu els usuaris en qüestió. També podeu marcar diversos usuaris alhora.

9. Seleccioneu un nivell de privilegis d'accés per a l'usuari.
   Els continguts dels privilegis d'accés són els següents:
   

   • Sense privilegis: no pot llegir ni editar el document. Podeu seleccionar-lo quan marqueu [Tots els usuaris].

   • Només lectura: autoritzat a llegir i imprimir el document.

   • Edició: els privilegis de [Només lectura] i autoritzat a canviar els paràmetres de la impressora.

   • Edició/Supressió: els privilegis d'[Edició] i autoritzat a suprimir el document.

   • Control absolut: els privilegis d'[Edició/Supressió] i autoritzat a especificar els privilegis d'accés.

10. Premeu [D'acord][Tanca].

Els usuaris amb privilegis d'administrador de fitxers poden gestionar carpetes d'usuari protegides amb contrasenya.

L'administrador de fitxers pot suprimir les carpetes no necessàries, canviar la contrasenya d'un usuari que l'hagi oblidat i desbloquejar una carpeta si s'ha bloquejat accidentalment.

1. Inicieu sessió a la màquina com a administrador de fitxers.

2. A la pantalla d'inici, premeu [Document Server].
   

3. A la pantalla del Document Server, premeu [Editar carpeta/fitxer].
   

4. Seleccioneu la carpeta desitjada i premeu la tecla d'operació.
   
   

   • es mostra per a carpetes protegides amb contrasenya.

   • Canvi nom carpeta: canvia el nom d'una carpeta.

   • Canviar contrasenya: introduïu una contrasenya nova.

   • Desbloqueja: desbloqueja la carpeta bloquejada. es mostra per a una carpeta bloquejada. Quan es desbloqueja el document està, canvia a .

   • Suprimeix: suprimeix la carpeta. Si elimineu una carpeta, s'eliminen tots els documents que contingui.

5. Un cop acabada l'operació, premeu [Tanca].

6. Premeu [Inici] ().

7. Tanqueu sessió a la màquina.