Gli amministratori gestiscono l'accesso degli utenti alla macchina e altre funzioni e impostazioni importanti.
Per controllare le limitazioni all'accesso e le impostazioni, prima di poter utilizzare la macchina selezionare l'amministratore della macchina e attivare la funzione di autenticazione. Quando la funzione di autenticazione è abilitata, per poter utilizzare la stampante sono necessari il nome utente e la password di login. Il ruolo di amministratore per questa macchina è suddiviso in 4 categorie in base alle diverse funzioni: amministratore utente, amministratore macchina, amministratore di rete e amministratore file. La suddivisione dei compiti di amministratore semplifica la gestione e, allo stesso tempo, previene operazioni non autorizzate da parte dell'amministratore. È possibile assegnare più ruoli ad uno stesso amministratore, e lo stesso ruolo può essere condiviso da più amministratori. È possibile istituire un supervisore che possa modificare le password degli amministratori.
Gli amministratori non possono usare funzioni come copia e stampa. Per usare queste funzioni, l'amministratore deve autenticarsi come utente.
Per istruzioni su come registrare l'amministratore, vedere Registrare e cambiare gli amministratori, e per istruzioni su come modificare la password dell'amministratore, vedere Supervisore. Per dettagli sugli utenti, vedere Utenti.