In questa sezione vengono spiegati i termini "amministratore", "supervisore", "utente" e "proprietario", come vengono usati in questo manuale.
Amministratore
Ci sono 4 tipi di amministratore per la macchina: amministratore utenti, amministratore macchina, amministratore rete e amministratore file.
Il loro ruolo principale è quello di specificare le impostazioni per azionare la macchina. I loro privilegi di accesso dipendono dal tipo di ruolo che rivestono. Gli amministratori non possono eseguire le normali operazioni, come ad esempio copiare e stampare.
Supervisore
C'è solo un supervisore. Il supervisore può specificare la password di ogni amministratore. Per le normali operazioni, non è richiesto un supervisore, in quanto gli amministratori specificano la propria password.
Utente
Gli utenti sono le persone che utilizzano la macchina per le normali operazioni, come copiare e stampare.
Proprietario
Un utente che dispone di file registrati nella macchina nella funzione di copiatrice, stampante o altra funzione viene definito proprietario.