Spécification de destinataires à l'aide du Carnet d'adresses
Lorsque des destinataires sont enregistrés dans le Carnet d'adresses, vous pouvez en sélectionner un en sélectionnant la touche de destinataire dans la liste de destinataires.
Le nom programmé apparaît sur la touche de destinataire.
Le destinataire doit être enregistré au préalable dans le Carnet d'adresses.
Transfert d'un document reçu par fax à une adresse e-mail ou un dossier
Pour enregistrer un destinataire e-mail, sélectionnez [Destinataire e-mail & Fax Internet] pour [Utiliser adr. e-mail pour].
Appuyez sur [Fax], [Fax Internet], [E-mail] ou [Dossier] pour activer/désactiver le type de transmission.
Appuyez sur la touche de titre sous laquelle le destinataire est programmé.
Par exemple, si vous souhaitez spécifier « Bureau de New York » qui a été programmé sous « LMN », appuyez sur [LMN].
Appuyez sur la touche de destinataire programmée avec le destinataire souhaité.
Si la touche de destinataire que vous souhaitez n'apparaît pas, appuyez sur [
] et [
] pour parcourir la liste.
Pour annuler la sélection, appuyez de nouveau sur la touche de destinataire sélectionnée. Vous pouvez également appuyer sur la touche [Effacer] pour annuler la sélection.
Pour sélectionner d'autres destinataires, répétez les étapes 2 et 3.
Le menu Paramètres fax inclut un paramètre utilisateur (commutateur 17, bit 2) qui vous permet de configurer l'appareil afin de forcer l'utilisateur à appuyer sur [Ajout.] quand il spécifie un destinataire au moyen d'une touche de destinataire. Ceci empêche les utilisateurs d'envoyer des documents aux mauvais destinataires par erreur.
Pour vérifier le contenu des touches de destinataire, imprimez la liste de destinataires en utilisant la fonction Imprimer carnet d'adresses : liste de destinataires dans les Paramètres système.
Permutation du type de titre dans le Carnet d'adresses
Trois types de titres sont disponibles pour les listes de destinataires : [Titre 1], [Titre 2] et [Titre 3].
Appuyez sur [Modif. titre].
Sélectionnez le type de titre, puis appuyez sur [OK].
Spécification de groupes de destinataires
Si vous programmez plusieurs destinataires dans un groupe, vous pouvez envoyer des documents à tous les destinataires de ce groupe en quelques séquences de touches.
Les destinataires programmés dans un groupe portent une icône de groupe 
.
Enregistrement de groupes dans le Carnet d'adresses
Appuyez sur [Fax], [Fax Internet], [E-mail] ou [Dossier] pour activer/désactiver le type de transmission.
Appuyez sur la touche de destinataire programmée avec le groupe souhaité.
Pour sélectionner d'autres groupes, répétez cette étape.
Pour voir quels destinataires sont enregistrés dans un groupe, imprimez la liste du groupe à l'aide de la fonction Imprimer carnet d'adresses: Liste des destinataires dans les Paramètres système.
Un message de confirmation s'affiche si le groupe de destintaires inclut une adresse incompatible avec le type de transmission spécifié. Appuyez sur [Sélectionner] pour spécifier des destinataires pour lesquels les numéros ou les adresses du type de transmisssion spécifié sont enregistrés. Appuyez sur [Annuler] pour modifier le destinataire.
Pour annuler un ou plusieurs destinataires dans le groupe, appuyez sur la touche [Agrandir groupe dest.] dans [Vérifier modes]. Ensuite, dans l'écran de veille, utilisez les touches [
] et [] pour afficher le destinataire requis, puis appuyez sur la touche [Effacer]. Vous pouvez également annuler une transmission en appuyant sur la touche de destinataire en surbrillance pour la désélectionner.
Recherche par nom de destinataire
Vous pouvez chercher un destinataire dans le Carnet d'adresses ou sur le serveur LDAP en saisissant un nom de destinataire.
Afin de pouvoir utiliser un serveur LDAP, celui-ci doit être enregistré au préalable dans [Enregistrer/Modifier/Supprimer serveur LDAP] et [Recherche LDAP] doit avoir la valeur [ON] dans le menu Paramètres système.
Paramètres pour Administrateur
La recherche ne renvoie que les destinataires dont les premiers caractères correspondent aux caractères saisis.
Il est impossible de rechercher un dossier à l'aide d'un serveur LDAP.
Appuyez sur [Recher.Dest.].
Sélectionnez l'emplacement de la recherche.
Pour effectuer une recherche dans le Carnet d'adresses, sélectionnez [Carnet d'adresses].
Pour effectuer une recherche sur un serveur LDAP, sélectionnez le serveur LDAP approprié.
Appuyez sur [Fax], [Fax Internet], [E-mail] ou [Dossier] pour activer/désactiver le type de transmission.
Appuyez sur [Nom].
Saisissez le nom du destinataire à rechercher, puis appuyez sur la touche [OK].
Vérifiez que les caractères saisis sont corrects, puis appuyez sur [Débuter recherche].
Une fois la recherche terminée, un résultat apparaît.
Sélectionnez un destinataire et appuyez sur [OK].
Si le destinataire souhaité n'apparaît pas, parcourez la liste à l'aide de [] ou de [].
Appuyez sur [Détails] pour afficher les informations détaillées sur un destinataire sélectionné.
Pour plus de détails sur la saisie de texte, voir Comment saisir du texte (application classique).
Un message d'avertissement apparaît si la recherche renvoie davantage de destinataires que le nombre maximal que vous pouvez rechercher à la fois. Appuyez sur [Sortie] et modifiez le nom de destinataire pour en afficher moins.
Bien qu'un utilisateur puisse programmer plusieurs adresses e-mail, la recherche ne permet d'en récupérer qu'une. L'adresse récupérée par la recherche dépend de la méthode de recherche prise en charge par le serveur LDAP. L'adresse programmée en premier est cependant normalement récupérée.
Recherche par numéro ou adresse de destinataire
Vous pouvez rechercher un destinataire dans le Carnet d'adresses ou sur le serveur LDAP en saisissant le numéro de fax, l'adresse e-mail ou le chemin d'accès au dossier du destinataire.
Afin de pouvoir utiliser un serveur LDAP, celui-ci doit être enregistré au préalable dans [Enregistrer/Modifier/Supprimer serveur LDAP] et [Recherche LDAP] doit avoir la valeur [ON] dans le menu Paramètres système.
Paramètres pour Administrateur
La recherche ne renvoie que les destinataires dont les premiers caractères correspondent aux caractères saisis.
Il est impossible de rechercher un dossier à l'aide d'un serveur LDAP.
Appuyez sur [Recher.Dest.].
Sélectionnez l'emplacement de la recherche.
Pour effectuer une recherche dans le Carnet d'adresses, sélectionnez [Carnet d'adresses].
Pour effectuer une recherche sur un serveur LDAP, sélectionnez le serveur LDAP approprié.
Appuyez sur [Fax], [Fax Internet], [E-mail] ou [Dossier] pour activer/désactiver le type de transmission.
Sélectionnez [Destinataire du Fax], [Adresse e-mail] ou [Nom de dossier] selon le type de destinataire que vous voulez rechercher.
Saisissez les caractères à rechercher, puis appuyez sur [OK].
Vérifiez que les caractères saisis sont corrects, puis appuyez sur [Débuter recherche].
Sélectionnez un destinataire et appuyez sur [OK].
Si le destinataire souhaité n'apparaît pas, parcourez la liste à l'aide de [] ou de [].
Appuyez sur [Détails] pour afficher les informations détaillées sur un destinataire sélectionné.
Pour plus de détails sur la saisie de texte, voir Comment saisir du texte (application classique).
Un message d'avertissement apparaît si la recherche renvoie davantage de destinataires que le nombre maximal que vous pouvez rechercher à la fois. Appuyez sur [Sortie] et modifiez le nom de destinataire pour en afficher moins.
Bien qu'un utilisateur puisse programmer plusieurs adresses e-mail, la recherche ne permet d'en récupérer qu'une. L'adresse récupérée par la recherche dépend de la méthode de recherche prise en charge par le serveur LDAP. L'adresse programmée en premier est cependant normalement récupérée.
Recherche avancée
Vous pouvez lancer une recherche de destinataire dans le Carnet d'adresses ou sur le serveur LDAP en spécifiant des paramètres de recherche.
Pour pouvoir utiliser un serveur LDAP, celui-ci doit être enregistré dans [Enregistrer/Modifier/Supprimer serveur LDAP] sous le menu Paramètres système et la [Recherche LDAP] doit être réglée préalablement sur [ON] dans le menu Paramètres système.
Paramètres pour Administrateur
Vous pouvez définir les critères suivants pour effectuer des recherches dans le Carnet d'adresses : Nom, Destinataire du Fax, Adresse e-mail et Nom de dossier.
Vous pouvez spécifier les critères suivants pour effectuer des recherches sur le serveur LDAP : Nom, Destinataire du Fax, Adresse e-mail, Nom de la société et Nom du service.
Il est impossible de rechercher un dossier à l'aide d'un serveur LDAP.
Appuyez sur [Recher.Dest.].
Sélectionnez l'emplacement de la recherche.
Pour effectuer une recherche dans le Carnet d'adresses, sélectionnez [Carnet d'adresses].
Pour effectuer une recherche sur un serveur LDAP, sélectionnez le serveur LDAP approprié.
Appuyez sur [Fax], [Fax Internet], [E-mail] ou [Dossier] pour activer/désactiver le type de transmission.
Appuyez sur [Recherche avancée].
Appuyez sur la touche correspondant à chaque critère puis saisissez une chaîne partielle.
La chaîne que vous saisissez dans le champ de condition [Nom] pour les serveurs LDAP est lue en tant que prénom ou nom en fonction des paramètres de l'administrateur. Par exemple, pour rechercher « John Smith », demandez à l'administrateur système si vous devez saisir « John » ou « Smith ».
Sélectionnez les critères de recherche de chaque condition.
Signification des critères de recherche :
[Premier mot] : permet de rechercher des chaînes commençant par le caractère spécifié.
Exemple : si vous recherchez « ABC », saisissez « A ».
[Dernier mot ] : permet de rechercher des chaînes se terminant par le caractère spécifié.
Exemple : si vous recherchez « ABC », saisissez « C ».
[Concord.parf.] : permet de rechercher des chaînes qui correspondent parfaitement au caractère spécifié.
Exemple : si vous recherchez « ABC », saisissez « ABC ».
[Inclure un mot] : permet de rechercher des chaînes qui comprennent le caractère spécifié.
Exemple : si vous recherchez « ABC », saisissez « A », « B » ou « C ».
[Exclure des mots] : permet de rechercher des chaînes qui ne comprennent pas le caractère spécifié.
Exemple : si vous recherchez « ABC », saisissez « D ».
[Rech. aléat.] : permet d'exécuter une recherche aléatoire.
Cet élément apparaît lors de la sélection d'un serveur LDAP à l'étape 2. Les performances d'une recherche aléatoire varient en fonction de la méthode de recherche prise en charge par le serveur LDAP.
Appuyez sur [OK].
Appuyez sur [Débuter recherche].
Sélectionnez un destinataire et appuyez sur [OK].
Si le destinataire recherché n'apparaît pas, appuyez sur [] ou sur [] pour l'afficher.
Appuyez sur [Détails] pour afficher les informations détaillées sur un destinataire sélectionné.
Vous pouvez ajouter un critère de recherche supplémentaire pour les serveurs LDAP en spécifiant les Options de recherche de Enregistrer/Modifier/Supprimer serveur LDAP sous Paramètres système.
Pour plus de détails sur la saisie de texte, voir Comment saisir du texte (application classique).
Un message d'avertissement apparaît si la recherche renvoie davantage de destinataires que le nombre maximal que vous pouvez rechercher à la fois. Appuyez sur [Sortie] et modifiez le nom de destinataire pour en afficher moins.
Bien qu'un utilisateur puisse programmer plusieurs adresses e-mail, la recherche ne permet d'en récupérer qu'une. L'adresse récupérée par la recherche dépend de la méthode de recherche prise en charge par le serveur LDAP. L'adresse programmée en premier est cependant normalement récupérée.
Recherche par numéro d'enregistrement
Cette section explique comment rechercher un destinataire enregistré dans le Carnet d'adresses en spécifiant un numéro d'enregistrement.
Appuyez sur [Fax], [Fax Internet], [E-mail] ou [Dossier] pour activer/désactiver le type de transmission.
Appuyez sur [N° enreg.].
Saisissez un numéro d'enregistrement à l'aide du pavé numérique, puis appuyez sur [
].
Un numéro d'enregistrement est généralement affiché sous 5 chiffres. Vous pouvez ne pas saisir les zéros d'en-tête d'un numéro d'enregistrement.
Si le message “Impossible de trouver le N° enreg.” apparaît, le numéro d'enregistrement spécifié ou le type de transmission sélectionné est erroné ou n'existe pas. Appuyez sur [Sortie], vérifiez à nouveau le numéro d'enregistrement et reprenez la procédure à partir de l'étape 1 ou 3.
Appuyez sur [OK].