Acquisire documenti e inviare i dati di scansione via e-mail

Acquisire un documento, allegare i dati di scansione a una e-mail e inviarli dalla macchina.

  • Configurare il server SMTP e le impostazioni di rete prima di procedere.

    Configurare le impostazioni per l'invio di e-mail dalla macchina

  • Registrare un indirizzo e-mail nella rubrica per selezionare facilmente l'indirizzo di destinazione quando si invia un'e-mail.

    Registrazione/modifica/eliminazione degli indirizzi e-mail nella rubrica

Nota

  • Questa macchina supporta il protocollo SMTPS (SMTP over SSL).

  • Questa macchina supporta l'invio di Web mail.

  • Per utilizzare lo standard MDN (Message Disposition Notification), accedere alla macchina come utente e specificare il mittente. Tuttavia, se il software di posta elettronica utilizzato dal destinatario non supporta lo standard MDN (Message Disposition Notification), l'e-mail di notifica [Notifica ricezione] potrebbe non essere inviata.

  • Se si preme [Anteprima] e viene avviata la scansione, viene visualizzata la schermata Anteprima. Questa schermata può essere utilizzata per controllare il modo in cui gli originali sono stati acquisiti e l'impostazione di scansione attiva. Dopo avere controllato l'anteprima, è possibile specificare se inviare il file.

    Visualizzare un'anteprima prima di inviare il documento acquisito

  • Dopo avere inviato un'e-mail, i campi destinazione, mittente, oggetto, testo e nome del file verranno cancellati automaticamente. Per conservare le informazioni in questi campi, contattare il rivenditore locale.

  1. Premere [Scanner] nella schermata Home.
    Illustrazione della schermata sul pannello di controllo

  2. Selezionare [Scan to Email] nella schermata dello scanner.

    Illustrazione della schermata sul pannello di controllo

  3. Posizionare l'originale sullo scanner.

    Posizionamento di un originale da acquisire

  4. Premere [Impostaz.invio] nella schermata dello scanner.
    Illustrazione della schermata sul pannello di controllo

  5. Premere [Mittente] e specificare il mittente.

    • L'utente che ha effettuato l'accesso e utilizza la macchina diventa il mittente dell'e-mail.

    • Quando [Attivo] è specificato in [Impostazioni di Sistema] [Invia (E-mail/Cartella)] [E-mail] [Specifica automaticamente nome mittente], è possibile inviare un'e-mail anche quando il mittente non viene specificato. L'indirizzo e-mail dell'amministratore registrato sulla macchina viene utilizzato come mittente.

    • Specificare il mittente per ricevere una conferma di lettura.

  6. Selezionare la casella di controllo [Notifica ricezione] per ricevere una conferma di apertura dell'e-mail dal destinatario.
    Illustrazione della schermata sul pannello di controllo

  7. Specificare la destinazione sulla schermata dello scanner.

    Illustrazione della schermata sul pannello di controllo

    • Per inserire manualmente l'indirizzo e-mail, selezionare la destinazione dalla cronologia delle destinazioni o cercare la destinazione nella rubrica della macchina e nel server LDAP registrato, premere Illustrazione della schermata sul pannello di controllo e specificare la destinazione.
      Illustrazione della schermata sul pannello di controllo

    • Quando si specifica un indirizzo e-mail inserendolo manualmente, è possibile registrare l'indirizzo nella rubrica prima di inviare l'e-mail.

      1. Premere Illustrazione della schermata sul pannello di controllo e selezionare [Inserisci tramite tastiera].

      2. Inserire l'indirizzo e-mail e premere Illustrazione della schermata sul pannello di controllo.

      3. Specificare l'indirizzo e-mail inserito manualmente e premere [Registra in rubrica].

        Illustrazione della schermata sul pannello di controllo

      4. Inserire il nome e altre informazioni aggiuntive.

    • Quando si specifica un indirizzo e-mail inserendolo manualmente, è possibile registrare l'indirizzo nella rubrica prima di inviare l'e-mail.

      1. Premere Illustrazione della schermata sul pannello di controllo e selezionare [Seleziona da cronologia].

      2. Premere [Registra] per la destinazione da registrare.

      3. Registrare il nome e altre informazioni aggiuntive.

    • Premere Illustrazione della schermata sul pannello di controllo per specificare di nuovo la destinazione oppure selezionare [Per], [Cc] o [Ccr].

      Illustrazione della schermata sul pannello di controllo

    • Se si desidera modificare il contenuto registrato della destinazione specificata o registrare una nuova destinazione, premere Illustrazione della schermata sul pannello di controllo e selezionare [Aggiungi/Mod. rubrica] per modificare una destinazione o registrarne una nuova nella schermata della rubrica.

      Registrazione/modifica/eliminazione degli indirizzi e-mail nella rubrica

      Illustrazione della schermata sul pannello di controllo
      Quando si seleziona [Aggiungi/Mod. rubrica], le impostazioni configurate saranno resettate. Chiudere la schermata della rubrica, quindi specificare di nuovo la destinazione nella schermata dello scanner.

  8. Specificare le impostazioni di scansione in base allo scopo dei dati acquisiti.
    Acquisire un originale impostando la qualità e la densità più adatte
    Specificare il tipo o il nome file quando si esegue la scansione di un documento

  9. Premere [Avvio].

Nota

  • È possibile specificare più destinazioni.

  • Se la destinazione non appare, visualizzare la destinazione selezionando la lettera iniziale.

  • A seconda delle impostazioni di sicurezza, determinate destinazioni potrebbero non comparire nell'elenco destinazioni.

  • Quando la destinazione specificata viene aggiornata tramite la funzione Gestione centrale, i documenti in spooling vengono inviati alla destinazione dopo l'aggiornamento.

  • Se la ricerca di una destinazione nella rubrica e nel server LDAP registrato impiega troppo tempo, è possibile interromperla premendo [Annulla]. In più, se i risultati di ricerca sono troppi e non si riesce a trovare la destinazione desiderata, è possibile modificare la stringa ed eseguire di nuovo la ricerca premendo il campo di inserimento caratteri nella schermata di visualizzazione dei risultati di ricerca.

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