Cómo organizar el Document Server con carpetas
Puede organizar los documentos guardados en el servidor de documentos con la carpeta compartida y las carpetas de usuario. Clasifique los documentos contenidos en las carpetas según las características de cada carpeta.
Carpeta compartida
La carpeta compartida se crea en la configuración predeterminada de fábrica. Todos los usuarios pueden compartirla. Si no especifica una carpeta en la que guardar un documento, este se guardará en la carpeta compartida. No se puede cambiar el nombre de la carpeta o eliminar la carpeta.
Carpetas de usuario
Puede crear hasta 200 carpetas de usuario. Puede cambiar el nombre de la carpeta y establecer una contraseña para limitar el acceso, lo cual es conveniente cuando cada usuario tiene su propia carpeta.
En la pantalla de inicio, pulse [Document Server].
En la pantalla del servidor de documentos, pulse [Editar carpeta/archivo].
Pulse [Crear nueva carpeta].
Especifique la información sobre la carpeta y, a continuación, pulse [OK].
Nombre de carpeta: introduzca un nombre.
Número de carpeta: se asigna automáticamente un número no utilizado. Las carpetas se pueden clasificar en orden ascendente o descendente en la lista de carpetas.
Contraseña: especifique una contraseña para impedir el acceso a la carpeta sin contraseña. Introduzca un número de 4 a 8 dígitos como contraseña.
se muestra para las carpetas protegidas con contraseña.
Pulse [OK].
En la pantalla de inicio, pulse [Document Server].
En la pantalla del servidor de documentos, pulse [Editar carpeta/archivo].
Seleccione la carpeta que desee editar o eliminar y, a continuación, realice la operación requerida.
Pulse [Buscar carpeta] para buscar un carpeta por nombre y número de carpeta.
Si selecciona una carpeta protegida mediante contraseña, introduzca la contraseña y pulse [OK].
No es posible eliminar una carpeta que contenga un documento protegido mediante contraseña.
Cuando elimine una carpeta, se eliminarán todos los documentos contenidos en la misma.
Cuando termine de editar o eliminar, pulse [Cerrar].