De ontvangen faxdocumenten opslaan in het apparaat

Door de ontvangen documenten op te slaan in het apparaat, kunt u:

De inhoud van het document bevestigen op het bedieningspaneel en alleen de documenten afdrukken waarvoor een papieren exemplaar vereist is.
Hetzelfde document vaker afdrukken.
De documenten op een computer downloaden als beeldbestanden met behulp van Web Image Monitor.
Alleen specifieke gebruikers toegang bieden tot opgeslagen ontvangen bestanden.

Het is ook mogelijk om de ontvangen documenten automatisch op te slaan voor een opgegeven periode of aantal uren op dezelfde dag.

Faxontvangst wijzigen op basis van tijdstip of dag van de week

Opmerking

Met de functie Documentserver kunt u niet werken met documenten die zijn ontvangen en opgeslagen.
Voor de maximumwaarden van de volgende items, zie Lijst van maximale waarden voor elke instelling.
- Aantal ontvangen documenten dat u kunt opslaan op de harde schijf van het apparaat
- Aantal pagina's dat u kunt opslaan in het geheugen
Ontvangen vertrouwelijke documenten worden opgeslagen in persoonlijke boxen.

Het apparaat configureren om ontvangen documenten op te slaan

Kies [Opslaan] in [Ontvangst instellingen] onder [Faxeigenschappen].

Druk op [Instellingen] in het Home-scherm.

Druk op [Faxeigenschappen] op het scherm Instellingen.

Druk op [Ontvangstinstellingen][Instellingen ontvangstbestand][Actie bij ontvangen van bestand] om het scherm Instellingen ontvangstbestand weer te geven.

Selecteer [Aan] in [Opslaan].

Als u een e-mail wilt verzenden om te melden dat een ontvangen fax op het apparaat is opgeslagen, drukt u op [Instellingen opslagmelding] en vervolgens op [Melden] in [Opslagmelding].

Druk op [Meldingsbestemming] en geef de bestemming op.

Druk op [Beveiliging], en selecteer vervolgens [Codering] om toe te passen of [Handtekening] om toe te voegen aan de e-mail met ontvangstbevestiging.

Om een notificatie te versturen wanneer de gebruikte hoeveelheid geheugen of het aantal ontvangen documenten de bovengrens bereikt, drukt u op [E-mail] in [E-mailmelding: Geheugen bijna vol].

De e-mail wordt verstuurd naar het e-mailadres van de administrator.

Druk op [OK][OK].

Druk op [Home] () nadat u de instellingen heeft opgegeven.

Opmerking

U kunt niet overschakelen naar een andere instelling als ontvangen documenten zijn opgeslagen op de harde schijf. Om over te schakelen naar een andere instelling, moet u indien nodig de op de harde schijf opgeslagen documenten afdrukken en ze vervolgens verwijderen.
Zie Lijst van maximale waarden voor elke instelling voor het maximum aantal bestemmingen dat u kunt registreren in een groep.

Ontvangen documenten opslaan in verschillende mappen, op basis van lijnen of afzenders

Maak opslagmappen voor ontvangen bestanden aan om ontvangen bestanden op basis van de lijnen en afzenders op te slaan in verschillende mappen.

Een map voor het opslaan van ontvangen bestanden aanmaken

Druk op [Instellingen] in het Home-scherm.

Druk op [Faxeigenschappen] op het scherm Instellingen.

Druk op [Ontvangstinstellingen][Instellingen ontvangstbestand][Map opslaan ontvangstbestand maken/wijzigen/verwijderen].

Druk op [Nieuwe aanmaken].

Voer het nummer, de naam en het wachtwoord van de map in.

Als het wachtwoord voor de map, kunt u 4 tot 8 cijfers opgeven.

Druk op [OK].

Druk op [Home] () nadat u de instellingen heeft opgegeven.

De opslagmap opgeven per ontvangstregel

Druk op [Instellingen] in het Home-scherm.

Druk op [Faxeigenschappen] op het scherm Instellingen.

Druk op [Ontvangstinstellingen][Instellingen ontvangstbestand][Ontvangstbestand opslaan per lijninstelling] om het scherm voor het selecteren van de ontvangstregel weer te geven.

Selecteer [Opslaan] in [Ontvangstbestand opslaan per lijn].

Druk op [Doelmap voor opslaan] om de map te selecteren waarin het bestand moet worden opgeslagen.

Stel, zoals nodig, [Instellingen opslagmelding] in op [Melden] en geef het e-mailadres van de bestemming waar de melding naar verzonden moet worden op en configureer de beveiligingsinstelling voor e-mails.

Druk op [OK].

Opmerking

Registreer de naam en het nummer van de opslagmap voor het takenlogboek. De mapnummers van het takenlogboek zijn als volgt:
- Wanneer u opslaat in Algemene ontvangstmap: 10001
- Wanneer u opslaat in een door de gebruiker aangemaakte map: 1001 tot 1253
U kunt opslagmappen ook registreren volgens de afzender (Ontvangstopslaginstelling per bestemming).
Instellen welke actie moet worden uitgevoerd bij ontvangst van faxen van verschillende afzenders
Als mappen afzonderlijk worden geregistreerd voor specifieke lijnen en afzenders, worden de ontvangen bestanden per lijn opgeslagen.
Als de map die is geregistreerd voor specifieke lijnen of afzenders wordt verwijderd, worden de bestanden in die map opgeslagen in de map die is opgegeven voor "Algemene ontvangstmap".

De handelingen van het apparaat configureren wanneer een document niet kan worden opgeslagen

Wanneer het aantal opgeslagen documenten de bovengrens bereikt of wanneer er onvoldoende ruimte beschikbaar is in het geheugen, drukt het apparaat het oudste document uit het geheugen af en verwijdert deze vervolgens om het nieuwe ontvangen document op te kunnen slaan. U kunt opgeven welke handelingen u in dit geval wilt uitvoeren:

Het rapport "Ontvangen bestand verwijderd" afdrukken en het oudste document verwijderen zonder af te drukken
Geen nieuw document ontvangen totdat het aantal bewaarde documenten afneemt of het de hoeveelheid vrije ruimte in het geheugen toeneemt

Wanneer het apparaat is ingesteld om geen nieuwe documenten te ontvangen totdat er weer documenten bewaard kunnen worden, wordt de instelling om het oudste opgeslagen document te verwijderen, uitgeschakeld.

Druk op [Instellingen] in het Home-scherm.

Druk op [Faxeigenschappen] op het scherm Instellingen.

Druk op [Ontvangstinstellingen][Instellingen ontvangstbestand][Instelling opslagfout ontvangstbestand] om het scherm Instelling opslagfout ontvangstbestand weer te geven.

Om een nieuw document te ontvangen na het verwijderen van het oudste ontvangen document

Selecteer [Oud bestand verwijderen en nieuw bestand ontvangen] voor [Wanneer een bestandsopslagfout optreedt]
Selecteer [Oud bestand afdrukken] of [Oud bestand niet afdrukken, maar rapport afdrukken] voor [Wanneer een oud bestand wordt verwijderd].

Wanneer [Oud bestand niet afdrukken, maar rapport afdrukken] is geselecteerd en ontvangen documenten worden verwijderd, drukt het apparaat een rapport af met de bestemmingen en ontvangstdatums van de verwijderde documenten.

Om geen nieuwe documenten te ontvangen

Selecteer [Niet ontvangen] voor [Wanneer een bestandsopslagfout optreedt].

Druk op [OK].

Druk op [Home] () nadat u de instellingen heeft opgegeven.

Beperken welke gebruikers toegang kunnen krijgen tot de opgeslagen ontvangen bestanden

Geef een gebruiker op om alle opgeslagen ontvangen bestanden te beheren. U kunt opgeslagen ontvangen bestanden alleen bekijken, afdrukken of verwijderen met Web Image Monitor wanneer u bent ingelogd als beherende gebruiker.

Belangrijk

Registreer de gebruiker die de ontvangen documenten in het apparaat mag beheren en geef de gebruikerscode en aanmeldingsgegevens op.
Een gebruiker in het adresboek registreren en de inloggegevens opgeven
De gebruiker die de ontvangen documenten die zijn opgeslagen op het apparaat beheert, moet bevoegd zijn om de functies fax en documentvak te gebruiken.
Gebruikers verifiëren voor gebruik van het apparaat (gebruikersverificatie)

Druk op [Instellingen] in het Home-scherm.

Druk op [Faxeigenschappen] op het scherm Instellingen.

Druk op [Ontvangstinstellingen][Gebruikersinstelling opgeslagen ontvangstbestand] om het scherm Gebruikersinstelling opgeslagen ontvangstbestand weer te geven.

Selecteer [Aan] in [Gebruikersinstelling opgeslagen ontvangstbestand] en druk vervolgens op [Gebruiker opgeven].

Geef de gebruiker op die de opgeslagen ontvangen bestanden mag beheren.

Het opgeslagen ontvangen bestand kan niet worden gecontroleerd als de geselecteerde gebruiker uit het adresboek werd verwijderd.

Druk op [OK].

Selecteer [Bedieningsbeheer] en druk op [OK].

Alleen web: Bekijken, afdrukken en verwijderen van de opgeslagen ontvangstbestanden zijn alleen beschikbaar op de Web Image Monitor.
Web en bedieningspaneel: Bekijke, afdrukken en verwijderen van de opgeslagen ontvangstbestanden zijn alleen beschikbaar op de Web Image Monitor en het bedieningspaneel van het apparaat.

Druk op [Home] () nadat u de instellingen heeft opgegeven.

Opgeslagen ontvangen bestanden Bevestigen/Afdrukken/Verwijderen op het bedieningspaneel

U kunt de inhoud van ontvangen documenten die zijn opgeslagen op het apparaat controleren bij [Faxontvangst][Opgesl. ontv.best. contr.] op het faxscherm.

Druk op [Fax] op het Home-scherm.

Druk op [Faxontvangst] op het faxscherm.

Druk op [Opgesl. ontv.best. contr.].

Selecteer de gewenste map.

Door op [Map zoeken] te drukken, kunt u zoeken per mapnaam.
Als de map met een wachtwoord is beveiligd, voert u het wachtwoord in en drukt u op [OK].

Bevestig, print of verwijder het document op het bevestigingsscherm van opgeslagen ontvangen bestanden.

Een document bevestigen
Selecteer het document en druk op [Voorvertoning].
Druk op om te wisselen tussen een lijst documentnamen en miniatuurweergaven.
- Als het formaat (de lengte) van een ontvangen en opgeslagen document groter is dan A4 of 8¹/₂ × 14, wordt het document in de voorvertoning weergegeven als één afbeelding, maar wordt het opgesplitst en op meerdere vellen afgedrukt.
- Als afbeeldingsbestanden corrupt zijn, worden ze niet in het voorvertoningsscherm weergegeven.
Een document afdrukken
Selecteer het document en druk op [Bestand afdrukken].
U kunt opgeven of u dubbelzijdig wilt afdrukken en het document na het afdrukken wilt verwijderen.
- Voor het maximum aantal documenten dat u tegelijkertijd kunt afdrukken, zie Lijst van maximale waarden voor elke instelling.
Een document verwijderen
Selecteer het document en druk op [Verwijderen].
- U kunt een document niet verwijderen terwijl iemand anders het document met behulp van Web Image Monitor aan het afdrukken is.
- Voor het maximum aantal documenten dat u tegelijkertijd kunt verwijderen, zie Lijst van maximale waarden voor elke instelling.
Bestanden zoeken
Selecteer [Bestand zoeken] en voer de tekst om naar te zoeken in.
U kunt zoeken op de afzender van een ontvangen opgeslagen bestand.
U kunt zoeken naar bestandsnamen die beginnen met de ingevoerde tekens en de namen weergeven in een lijst.
De gegevens van de afzender bewerken
Druk op [Afz.info bewerken. ] en voer de nieuwe naam in.
De bestanden sorteren op een ander criterium
Druk op om te schakelen tussen het sorteren van de bestanden op [Ontv.datum] of [Afzender].
Druk op of om de bestanden in aflopende of oplopende sorteervolgorde weer te geven.

Opmerking

Onder "Datum/Tijd" wordt de tijd vermeld waarop de ontvangst van het bestand op het apparaat is begonnen, maar de bestanden worden gesorteerd op de tijd waarop de ontvangst van elk bestand is voltooid.

De opgeslagen documenten bekijken/afdrukken/verwijderen met Web Image Monitor.

U kunt de inhoud van de opgeslagen documenten bekijken in het menu [Afdruktaak/Opgeslagen bestand] in Web Image Monitor. U kunt de opgeslagen documenten ook downloaden op de computer.

Opmerking

Wij raden u aan Web Image Monitor te gebruiken in dezelfde netwerkomgeving als dit apparaat. Als u dit niet doet, wordt de internetbrowser mogelijk niet geopend en kan er een fout optreden.
Als u een IPv4-adres invoert, begin de onderdelen dan niet met een nul. Bijvoorbeeld: als het adres "192.168.001.010" is, dan moet u het invoeren als "192.168.1.10" om verbinding te krijgen met het apparaat.

Start de internetbrowser vanaf de computer.

Voer in de adresbalk "http://(IP-adres of hostnaam van het apparaat)/" in.

In het menu "Afdruktaak/Opgeslagen bestand", klik op "Ontvangen faxbestand.

Selecteer de map.

Voer de tekst in in het veld 'Mapnaam' en klik vervolgens op [Zoeken] om de map te zoeken.

Wanneer er een gebruiker is opgegeven die de ontvangen documenten die zijn opgeslagen in het apparaat mag beheren, voer dan de gebruikerscode van de administratieve gebruiker in en klik op [OK].

Bekijk, print of verwijder het opgeslagen document.

Een document afdrukken of verwijderen

Selecteer het document en klik op [Afdrukken] of [Verwijderen].

Een document bekijken of downloaden

Klik op het Eigenschappen-pictogram van het document.
Controleer de inhoud van het document die wordt weergegeven op het scherm.
Om het bestand te downloaden: selecteer het bestandsformaat op het document op te slaan op de computer en klik op [Downloaden].

Klik op [OK] en sluit de webbrowser.

Opmerking

Wanneer e-mailbevestiging voor opgeslagen ontvangen bestanden is opgegeven in [Faxeigenschappen][Ontvangstinstellingen][Instellingen ontvangstbestand][Actie bij ontvangen van bestand][Opslaan], klik dan op de URL die vermeld staat in de "Ontvangstrapport" e-mail die is verstuurd naar de notificatiebestemming om het ontvangen document te openen.
Controleer bij het afdrukken op een groot papierformaat de afdrukinstellingen in de toepassing die u gebruikt.