Document Server
Document Server > Document Server
Zeigt eine Liste der auf dem Document Server des Geräts gespeicherten Dateien an.
Es gibt drei Anzeigeformatarten: die Detailansicht, die Symbolansicht und die Piktogrammansicht.
Hinweis
- Wenn Sie als Dateiadministrator angemeldet sind, können Sie alle Dateien anzeigen. Sie können auch Dateien löschen, den Besitzer ändern, Passwörter ändern und Dateien entsperren. Datei-Administratoren können Dateien jedoch nicht drucken, herunterladen oder senden. Um Dateien zu entsperren, muss die Dateisperrfunktion aktiviert sein.
- Wenn Sie als ein anderer Administrator als der Dateiadministrator angemeldet sind, erscheint die Option [Document Server] nicht im Menübereich.
- Ein Anwender kann alle Informationen über seine Dateien anzeigen. Der Zugriff auf Dateien, die anderen Anwendern gehören, kann entsprechend der Zugriffsprivilegien eingeschränkt sein, die für diese Dateien festgelegt sind.
- Wenn ein Link "Gehe zu [Job]" oben rechts auf der Seite erscheint, können Sie darauf klicken, um zur Seite [Job] zu gelangen.
Ansicht
Wählen Sie aus folgenden Optionen die Einträge, die Sie in die Liste aufnehmen wollen:
- Alle
- Druckbare Dateien
- Kopierer
- Fax
- Scanner
- Drucker
- Gesperrte Dateien
Hinweis
- Um gesperrte Dateien betrachten zu können, müssen Sie als Dateiadministrator angemeldet sein.
Suchen nach
Zur Suche nach Dateien kann ein Anwendername oder ein Dateiname angegeben werden.
Legen Sie die Suchkriterien fest und klicken Sie dann auf [Suchen], um die Suche zu starten.
Hinweis
- Um die aktuellen Suchkriterien und Suchergebnisse zu löschen, klicken Sie auf [Ergebnisse löschen].
Bei der Auswahl der Option [Anwendername]
Es können maximal 20 Zeichen eingegeben werden.
Bei der Auswahl der Option [Dateiname]
Es können maximal 64 Zeichen eingegeben werden.
Seiten-Steuerschaltflächen
Klicken Sie auf die Schaltflächen über der Liste, um die angezeigte Seite zu ändern.
Die Gesamtzahl der Seiten und die aktuelle Seitenzahl werden zwischen den Schaltflächen 
und 
angezeigt.
Schaltfläche [Zur ersten Seite gehen]
Zeigt die erste Seite an.
Schaltfläche [Zur vorherigen Seite gehen]
Zeigt die vorherige Seite an.
Schaltfläche [Zur nächsten Seite gehen]
Zeigt die nächste Seite an.
Schaltfläche [Zur letzten Seite gehen]
Zeigt die letzte Seite an.
Das Feld [Seite] und die Schaltfläche [Gehe zu]
Zeigt die angegebene Seite an. Geben Sie die Seitenzahl in das Feld [Seite] ein und klicken Sie dann auf [Gehe zu], um die Seite anzuzeigen.
Objekte anzeigen
Wählen Sie die Anzahl der anzuzeigenden Objekte pro Seite aus.
Anzeigeverfahr.
Wählen Sie das Anzeigeformat aus dieser Liste aus.
Schaltfläche [Thumbnails anzeigen]
Zeigt ein vergrößertes Piktogramm der ersten Seite des jeweiligen Dokuments an. Es werden weniger Informationen angezeigt als in der Detailansicht und in der Symbolansicht.
Schaltfläche [Symbole anzeigen]
Zeigt zusätzlich zu den Informationen aus der Detailansicht eine Miniatur der ersten Seite des jeweiligen Dokuments als Symbol an.
Schaltfläche [Details anzeigen]
Zeigt umfassende Dateiinformationen zu jedem Dokument in einer Zeile an.
Liste der anzuzeigenden Objekte
Markieren Sie das Kontrollkästchen links von den Dateiinformationen, um die Datei auszuwählen. Es können bis zu 30 Dateien ausgewählt werden. Die Anzahl der ausgewählten Dateien erscheint für [Ausgewählte Dateien] über der Liste.
Klicken Sie auf [Alle deaktivieren], um alle Dateien in der Liste abzuwählen. Dateien, die nicht auf der aktuellen Seite angezeigt werden, werden ebenfalls abgewählt.
Die Liste enthält folgende Einträge:
Piktogramme
Zeigt ein Piktogramm der ersten Seite des jeweiligen Dokuments an. Wenn statt eines Piktogramms das Symbol 
angezeigt wird, ist die Datei passwortgeschützt.
Dateiname
Zeigt den Namen des Dokuments an. Klicken Sie auf die Schaltfläche 
oder 
unter dem Eintragsnamen, um die Liste nach dem Dateinamen zu sortieren.
Schaltfläche [Details]
Klicken Sie hier, um die Seite [Details Datei] anzuzeigen.
Download
Herunterladbare Dateien werden durch ihre als Links erscheinenden Dateiformate angezeigt.
Wenn Sie [PDF] anklicken, wird das Dokument umgewandelt und als PDF-Datei heruntergeladen. Wenn Sie [TIFF] anklicken, wird das Dokument umgewandelt und als mehrseitige TIFF-Datei heruntergeladen.
Wenn Sie als Dateiadministrator angemeldet sind, können Sie jedoch keine Dokumente herunterladen, da keine Links angezeigt werden.
Hinweis
- Je nach den Einstellungen von Adobe Reader oder Acrobat Reader kann der Webbrowser gestartet werden und zeigt während des Herunterladens eine leere Seite an. Klicken Sie in diesem Fall in dem Fenster auf die Schaltfläche [Schließen], um den Webbrowser zu schließen.
Funktion
Zeigt Symbole an, die die zum Speichern der Datei verwendete Funktion repräsentieren.
Eines der folgenden Elemente wird angezeigt (Symbole nicht unterstützter Funktionen werden nicht angezeigt):
Die Datei wurde mit Hilfe der Kopiererfunktion gespeichert.
Die Datei wurde mit Hilfe der Faxfunktion gespeichert.
Die Datei wurde mit Hilfe der Druckerfunktion gespeichert.
Die Datei wurde mit Hilfe der Scannerfunktion gespeichert.
Die Datei wurde für das Herunterladen mit dem Computer gespeichert.
Zugriffsprivileg
Zeigt Symbole an, die die Zugriffsprivilegien darstellen, die für die Datei festgelegt wurden. Wenn Sie auf das Symbol zeigen, erscheint ein beschreibender Text zu dem Zugriffsprivileg.
Das Privileg Schreibgeschützt ist aktiviert.
Das Privileg Bearbeiten ist aktiviert.
Das Privileg Bearbeiten/ Löschen ist aktiviert.
Das Privileg Volle Kontrolle ist aktiviert.
Das Privileg Besitzer ist aktiviert.
Anwendername
Zeigt den Namen des Anwenders an, der die Datei gespeichert hat. Klicken Sie auf die Schaltfläche oder unter dem Eintragsnamen, um die Liste nach dem Anwendernamen zu sortieren.
Erstellt
Zeigt das Datum und die Uhrzeit an, an dem bzw. zu der die Datei gespeichert wurde. Klicken Sie auf die Schaltfläche oder unter dem Eintragsnamen, um die Liste nach dem Erstellungsdatum zu sortieren.
Ablaufdatum
Zeigt das Datum an, an dem die Datei automatisch gelöscht wird. Klicken Sie auf die Schaltfläche oder unter dem Eintragsnamen, um die Liste nach dem Ablaufdatum zu sortieren.
Seite(n)
Zeigt die Anzahl der Seiten in der Datei an.
Passwort
Wenn ein Dokument passwortgeschützt ist, wird ein Feld für die Passworteingabe eingeblendet. Um in einem passwortgeschützten Dokument Operationen ausführen zu können (Eigenschaften anzeigen, Drucken, Löschen usw.), geben Sie das Passwort ein und klicken Sie anschließend rechts auf die Schaltfläche [Authentifizieren].
Wenn Sie als Dateiadministrator angemeldet sind, werden keine Passwörter benötigt. Ebenso werden gesperrte Dateien angezeigt, wenn Sie als Dateiadministrator angemeldet sind.
Hinweis
- Piktogramme werden nur in der Symbolansicht oder der Piktogrammansicht angezeigt.
- In der Piktorgrammansicht werden folgende Informationen nicht angezeigt: [Anwendername], [Erstellt], [Ablaufdatum] und [Seite(n)]. Wenn mit der Maus auf ein Piktogramm gezeigt wird, werden diese Informationen angezeigt.
- Bei der Anzeige von Piktogrammen sind die Sortierschaltflächen ( oder ) oben rechts in der Liste zu sehen.
- Zugriffsprivilegsymbole werden nur angezeigt, wenn die Anwenderauthentifizierung aktiviert ist.
Auswählbare Dateiformate
Die für das Herunterladen möglichen Dateiformate sind abhängig vom Dateityp.
| Dateityp | TIFF | |
|---|---|---|
| Faxdatei: | Ja | Ja |
| Scannerdatei (nicht komprimiert) |
Ja | Ja |
| Scannerdatei (komprimiert) |
Ja | Nein |
| Kopiererdatei | Ja | Ja |
| Druckerdatei | Ja | Ja |
Hinweis
- Kopierer- und Druckerdateien können nur heruntergeladen werden, wenn der optionale Dateiformatkonverter installiert ist.
Schaltflächen
[Aktualisieren]
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die derzeit angezeigten Informationen zu aktualisieren.
[Drucken]
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Seite [Liste der zu druckenden Dateien] aufzurufen.
[Senden]
Klicken Sie hier, um die Seite [Datei mit Scanner senden] anzuzeigen.
Hinweis
- Scanner- und Faxdateien können nicht gleichzeitig gesendet werden.
- Kopierer- oder Druckerdateien können nicht gesendet werden.
[Löschen]
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Seite [Liste der zu löschenden Dateien] aufzurufen.
[Datei entsperren]
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Seite [Liste der zu entsperrenden Dateien] anzuzeigen, auf der Sie das Entsperren der ausgewählten Datei bestätigen können.
Hinweis
- Diese Schaltfläche ist nur verfügbar, wenn Sie als Dateiadministrator angemeldet sind und die Jobsperrfunktion aktiviert ist.
Nähere Einzelheiten zum Verfahren (Umbenennen von Dokumenten und Ändern von Passwörtern)
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