Un documento acquisito in modalità copiatrice o scanner, o i dati inviati da un driver di stampa, vengono memorizzati temporaneamente sul disco fisso della macchina. Anche dopo che il lavoro è stato completato, esso rimane sul disco fisso come dato temporaneo. La funzione di cancellazione automatica della memoria elimina i dati temporanei presenti sul disco fisso sovrascrivendoli.
La sovrascrittura inizia automaticamente al termine del lavoro.
Le funzioni di copia, fax e stampa hanno la priorità sulla funzione di Cancellazione automatica memoria. Se un lavoro di copia, fax o stampa è in esecuzione, la sovrascrittura sarà realizzata solo dopo che il lavoro è stato completato.