Consultation de l'historique des fax envoyés et reçus
Vous pouvez vérifier les résultats de transmission et de réception dans les Rapports. Vous pouvez également configurer l'appareil de sorte que le résultat de transmission soit envoyé en tant que fichier CSV à l'adresse e-mail de l'administrateur.
Vous pouvez vérifier les résultats de transmission et de réception des fax sur le panneau de commande et sur l'écran d'un ordinateur.
Impression des rapports
Les rapports sont imprimés automatiquement toutes les 50 transmissions ou réceptions effectuées. Si vous souhaitez consulter le rapport immédiatement, imprimez-le manuellement.
Appuyez sur [Fax] sur l'écran d'accueil.
Appuyez sur [État des travaux] sur l'écran Fax.
Appuyez sur [Imprimer les enregistrements], puis sélectionnez la méthode d'impression.
Tout
Sélectionnez cette option pour imprimer les résultats de communication qui n'ont pas encore été imprimés parmi les 50 résultats les plus récents. Pour vérifier l'historique des transmissions et réceptions antérieures aux 50 résultats les plus récents, consultez les Rapports qui ont été imprimés automatiquement ou utilisez [Imprimer par numéro de fichier.], [Imprimer par utilisateur] ou [Période d'impression spécifiée].
Imprimer par numéro de fichier.
Sélectionnez cette option pour imprimer le résultat de communication du numéro de document spécifié. Saisissez le numéro de document de quatre chiffres et appuyez sur [Imprimer].
Imprimer par utilisateur
Sélectionnez cette option pour imprimer les résultats de communication par expéditeur. Définissez l'expéditeur pour lequel vous souhaitez imprimer les résultats de communication, puis appuyez sur [Imprimer]. Imprime les résultats de transmission et de réception pour l'utilisateur défini provenant des 1 000 résultats les plus récents.
Période d'impression spécifiée
Sélectionnez cette option pour imprimer le résultat des communications effectuées pendant la période définie. Définissez la période en saisissant la date de début et celle de fin ou en les sélectionnant dans le calendrier affiché à l'écran, puis appuyez sur [Imprimer]. Imprime jusqu'à 1 000 résultats de transmission et de réception pour la période définie provenant du nombre total de résultats.
Lorsque [Email d'enregistrement de communication pour l'administrateur] est défini sur [Envoyer], les Enregistrements ne s'impriment pas automatiquement.
Lecture des rapports
Date et heure d'impression
Indique la date et l'heure d'impression du rapport.
Destinataire
En cas d'envoi de fax
Indique le numéro de fax saisi manuellement ou le nom enregistré dans le carnet d'adresses.
En cas de réception de fax
Indique le nom de l'expéditeur (pour l'affichage) ou le numéro de fax de l'expéditeur enregistré sur le périphérique de l'expéditeur.
En cas d'envoi ou de réception d'IP-Fax
Indique le destinataire de l'IP-Fax saisi manuellement ou le nom enregistré dans le carnet d'adresses lors de l'envoi de l'IP-Fax. Indique l'élément de la même manière que le destinataire de fax en cas de réception d'IP-Fax.
En cas d'envoi d'e-mail ou de Fax Internet
Indique l'adresse e-mail saisie manuellement ou le nom enregistré dans le carnet d'adresses.
Indique l'adresse e-mail ou le nom du destinataire suivi du nombre de destinataires définis pour la transmission multiple en cas de transmission multiple.
« --LAN-Fax --> » indique le résultat d'une transmission depuis un ordinateur vers l'appareil. Pour le résultat de transmission vers le destinataire, consultez l'information de la colonne « Résultat » pour le même numéro de document.
En cas de réception d'e-mail ou de Fax Internet
Indique l'adresse e-mail (destinataire Fax Internet) de l'expéditeur.
En cas d'envoi vers un dossier
Indique le nom enregistré dans le carnet d'adresses.
En-tête fax enregistré
Indique les informations enregistrées dans [Nom Propr.].
Nom d'utilisateur
Indique le nom utilisateur ou le nom d'expéditeur spécifié au moment de la transmission.
Résultat
Indique le résultat de transmission.
« OK » est indiqué quand toutes les pages d'un fax ont été reçues ou transmises correctement. Si [Accusé de réception] a été sélectionné au moment de l'envoi du Fax Internet, cela indique que l'appareil a reçu l'e-mail de confirmation de réception. « + » est indiqué quand la distribution du document reçu est terminée correctement.
« Erreur » apparaît lorsque :
La transmission ou la réception ne peut pas être correctement réalisée.
Un fichier dans un format qui ne peut pas être imprimé sur l'appareil est reçu.
Le fichier JPEG/PDF joint à un e-mail ne peut pas être imprimé en raison d'une erreur d'authentification ou une erreur de donnée.
« -- » est indiqué si le Fax Internet ou l'e-mail a été envoyé au serveur de messagerie enregistré sur l'appareil. En cas de LAN-Fax, cela indique que les données envoyées depuis un ordinateur ont été reçues par l'appareil. Cela n'indique pas si le message a été reçu par le destinataire.
« Panne de courant » est indiqué si l'alimentation de l'appareil a été coupée lorsqu'une transmission ou une réception était en cours. Il se peut qu'il reste un document non envoyé.
Remarques explicatives sur les lettres et symboles utilisées dans la colonne Mode de communication.
Indique la signification des lettres et des symboles figurant dans la colonne « Mode de communication ».
En cas de réception d'un e-mail avec un fichier joint, « P.1 » est indiqué dans la colonne du nombre de pages et « S » est indiqué dans la colonne « Mode de communication », quels que soient le nombre de pages réel et la résolution du fichier.
Réception du résultat de transmission par e-mail (Type d'écran de paramètres : Standard)
L'appareil envoie un fichier CSV comprenant les résultats de transmission toutes les 50 transmissions ou réceptions effectuées. Les rapports sont imprimés automatiquement quand l'envoi des résultats de transmission par e-mail est activé.
Un objet commençant par « Archives » est donné à un e-mail contenant les archives.
Le fichier CSV est envoyé à l'adresse e-mail définie dans [Adresse e-mail administrateur] sous [Paramètres système]. Pour activer l'envoi des résultats de transmission par e-mail, définissez l'[Adresse e-mail administrateur] au préalable.
Si l'envoi des résultats de transmission par e-mail échoue, les rapports sont imprimés.
Appuyez sur [Paramètres] sur l'écran d'accueil.
Appuyez sur [Paramètres Fax] sur l'écran Paramètres.
Appuyez sur [Paramètres initiaux détaillés]
[Paramètres e-mail de notification] pour afficher l’écran Paramètres e-mail de notification.
Sélectionnez [Envoyer] pour[E-mail d'enreg. des communicat° pour l'administrateur].
Pour les appareils équipés de la technologie RICOH Always Current Technology v1.2, vous pouvez sélectionner [Tous les 50], [Tous les 200], ou [Tous les 1000] pour [Le nombre de journaux stockés à envoyer dans la notification].
Appuyez sur [OK].
Après avoir terminé la procédure, appuyez sur [Accueil] (
).
Réception des résultats de transmission par e-mail (Type d'écran de paramètres : Classique)
L'appareil envoie un fichier CSV comprenant les résultats de transmission toutes les 50 transmissions ou réceptions effectuées. Les rapports sont imprimés automatiquement quand l'envoi des résultats de transmission par e-mail est activé.
Un objet commençant par « Archives » est donné à un e-mail contenant les archives.
Le fichier CSV est envoyé à l'adresse e-mail définie dans [Adresse e-mail administrateur] sous [Paramètres système]. Pour activer l'envoi des résultats de transmission par e-mail, définissez l'[Adresse e-mail administrateur] au préalable.
Si l'envoi des résultats de transmission par e-mail échoue, les rapports sont imprimés.
Appuyez sur [Paramètres] sur l'écran d'accueil.
Appuyez sur [Fonctions de l'appareil]sur l'écran des paramètres initiaux.
Appuyez sur [Paramètres fax] onglet [Paramètres initiaux][Définition paramètre] pour afficher l'écran de fonctionnement du commutateur.
Appuyez sur le commutateur numéro [21] bit numéro [4], puis remplacez la valeur actuelle par « 1 ».
Appuyez sur [Sortie].
Après avoir terminé la procédure, appuyez sur [Accueil] ().
Lecture du fichier CSV comprenant les résultats de transmission
Le nom de fichier du fichier CSV est structuré comme suit : « RAPPORTS+AnnéeMoisJourHeureMinute.csv".
Heure
Indique l'heure de début de la transmission/réception.
Destinataire/Expéditeur
Indique le nom du destinataire/de l'expéditeur de la communication effectuée.
Type de ligne/Autres modes
Indique le type de ligne ou le mode de communication.
DuréeTX/DuréeRX
Indique la durée de la transmission ou de la réception « **'**" » est imprimé quand la durée dépasse 99 minutes et 59 secondes.
Page(s)
Indique le nombre de pages reçues ou transmises. « P *** » est imprimé si le nombre de pages dépasse 999.
Résultat
Indique le résultat de la transmission ou de la réception.
« OK » est indiqué quand toutes les pages d'un fax ont été reçues ou transmises correctement. Si [Accusé de réception] a été sélectionné au moment de l'envoi du Fax Internet, cela indique que l'appareil a reçu l'e-mail de confirmation de réception.
« E » est indiqué si la transmission ou la réception n'a pas pu être terminée correctement. Ceci est également indiqué dans l'e-mail de confirmation de réception si l'e-mail n'a pas été reçu correctement.
« -- » est indiqué si le Fax Internet ou l'e-mail a été envoyé au serveur de messagerie enregistré sur l'appareil. Cela n'indique pas si le message a été reçu par le destinataire.
« D » est indiqué si l'alimentation de l'appareil a été coupée lorsque la communication était en cours. Il se peut qu'il reste un document non envoyé.
Le coût de la communication (Coût) est désormais indiqué.
Nom d'utilisateur
Affiche le nom de l'expéditeur.
Numéro de fichier
Indique le numéro de contrôle assigné au document.