Guida per l'utenteIM 7000/8000/9000

Memorizzazione nella macchina dei documenti fax ricevuti

Memorizzando nella macchina i documenti ricevuti, è possibile:

  • Verificare i contenuti del documento sul pannello di controllo e stampare solo i documenti di cui serve una copia cartacea.

  • Stampare più volte lo stesso documento.

  • Scaricare i documenti come file immagine su un computer tramite Web Image Monitor.

  • Consentire solo agli utenti specificati l'accesso ai file di ricezione memorizzati

È anche possibile salvare automaticamente i documenti ricevuti per un periodo di tempo specificato o soltanto per un numero di ore.

Cambiare il comportamento della macchina relativo alla ricezione dei fax in base all'orario o al giorno della settimana

Nota

  • Non è possibile utilizzare i documenti ricevuti e memorizzati con la funzione Document server.

  • Per i valori massimi delle voci seguenti, vedere Elenco dei valori massimi per ogni impostazione.

    • Numero massimo di documenti ricevuti che è possibile memorizzare sul disco rigido della macchina

    • Numero di pagine che possono essere salvate in memoria

  • I documenti riservati ricevuti vengono salvati nelle Caselle personali.

Configurare la macchina per la memorizzazione dei documenti ricevuti

Specificare [Memorizza] in [Impostazioni ricezione] in [Impostazioni Fax].

1Premere [Impostazioni] sulla schermata Home.

Illustrazione della schermata sul pannello di controllo

2Premere [Impostazioni Fax] nella schermata Impostazioni.

Illustrazione della schermata sul pannello di controllo

3Premere [Impostazioni di ricezione][Impostazioni ricezione file][Azione dopo ricezione file] per visualizzare la schermata Impostazioni ricezione file.

4Selezionare [Attivo] in [Memorizza].

Illustrazione della schermata sul pannello di controllo

5Per inviare un'e-mail che informa che un fax ricevuto è stato memorizzato nella macchina, premere [Impostazioni notifica memorizza], quindi selezionare [Notifica] in [Notifica memorizza].

6Premere [Notifica destinazione] e specificare la destinazione.

7Premere [Sicurezza] e specificare [Crittografia] per applicare oppure [Firma] per allegare alla mail di ricezione notifica.

8Per inviare una notifica quando la memoria utilizzata o il numero di documenti ricevuti sta raggiungendo il limite massimo, premere [E-mail] in [Notifica e-mail: Memoria quasi piena].

L'e-mail sarà inviata all'indirizzo di posta elettronica dell'amministratore.

9Premere [OK][OK].

10Al termine delle impostazioni, premere [Home] ().

Nota

  • Non è possibile passare ad un'impostazione diversa se i documenti ricevuti sono stati memorizzati sul disco fisso. Per passare ad un'impostazione diversa, stampare i documenti memorizzati sul disco fisso se necessario, quindi eliminarli.

  • Per il numero massimo di destinazioni che è possibile registrare in un gruppo, vedere Elenco dei valori massimi per ogni impostazione.

Memorizzare i documenti ricevuti in cartelle diverse in base alle linee o ai mittenti

Creare Cartelle di memorizzazione dei file ricevuti per archiviare i file ricevuti in cartelle diverse in base alle linee e ai mittenti.

Creare una Cartella di memorizzazione dei file ricevuti

1Premere [Impostazioni] sulla schermata Home.

Illustrazione della schermata sul pannello di controllo

2Premere [Impostazioni Fax] nella schermata Impostazioni.

Illustrazione della schermata sul pannello di controllo

3Premere [Impostazioni di ricezione][Impostazioni ricezione file ][Crea/Cambia/Elimina Cartella memorizzazione file ricezione].

4Premere [Crea nuovo].

Illustrazione della schermata sul pannello di controllo

5Inserire il numero della cartella, il nome della cartella e la password della cartella.

Come password della cartella, è possibile inserire da 4 a 8 numeri a larghezza singola.

6Premere [OK].

7Al termine delle impostazioni, premere [Home] ().

Specificare la cartella di memorizzazione per linea di ricezione

1Premere [Impostazioni] sulla schermata Home.

Illustrazione della schermata sul pannello di controllo

2Premere [Impostazioni Fax] nella schermata Impostazioni.

Illustrazione della schermata sul pannello di controllo

3Premere [Impostazioni di ricezione][Impostazioni ricezione file][Impostazione Memorizza file ricezione per linea] per visualizzare la schermata di cambio operazione per selezionare la linea di ricezione.

Illustrazione della schermata sul pannello di controllo

4Selezionare [Memorizza] in [Memorizza file ricezione per linea]

5Premere [Cartella destinazione memorizzazione] per selezionare la cartella in cui memorizzare il file.

6In base a quanto necessario, impostare [Impostazioni notifica memorizza] su [Notifica], quindi specificare l'indirizzo e-mail di destinazione a cui inviare la notifica e configurare l'impostazione di sicurezza per le e-mail.

7Premere [OK].

Nota

  • Registrare il nome della cartella di memorizzazione e relativo numero per il registro lavori. I numeri delle cartelle del registro lavori sono i seguenti:

    • Quando si memorizza in Cartella ricezione generale: 10001

    • Quando si memorizza in una cartella creata dall'utente: da 1001 a 1253

  • Inoltre, è anche possibile registrare le cartelle di memorizzazione in base al mittente (Impostazione di memorizzazione della ricezione secondo la destinazione).

  • Specificare l'azione da eseguire in caso di ricezione di un fax da mittenti diversi

  • Se le cartelle sono registrate separatamente per linee e mittenti specifici, i file ricevuti vengono archiviati in base alla linea.

  • Se la cartella registrata per linee o mittenti specifici viene eliminata, i file in quella cartella verranno archiviati in "Cartella ricezione generale".

Configurazione del comportamento della macchina in caso non sia possibile memorizzare un documento

Se lo spazio libero in memoria è insufficiente o se il numero massimo di documenti ricevuti che possono essere memorizzati è stato raggiunto, la macchina stampa e cancella i documenti più vecchi dalla memoria per memorizzare i nuovi documenti ricevuti. In tal caso, è possibile specificare quale delle seguenti azioni eseguire:

  • Stampare il rapporto dei file ricevuti eliminati e cancellare il documento più vecchio senza stampare

  • Sospendere la ricezione di nuovi documenti fino a quando i documenti memorizzati non saranno diminuiti o lo spazio libero in memoria non sarà aumentato

Se la macchina è configurata per sospendere la ricezione di nuovi documenti fino a quando non potrà tornare a memorizzare documenti, l'impostazione per cancellare il documento più vecchio è disattivata.

1Premere [Impostazioni] sulla schermata Home.

Illustrazione della schermata sul pannello di controllo

2Premere [Impostazioni Fax] nella schermata Impostazioni.

Illustrazione della schermata sul pannello di controllo

3Premere [Impostazioni di ricezione][Impostazioni ricezione file][Impostazione errore memorizzazione file ricezione] per visualizzare la schermata Impostazione errore memorizzazione file ricezione.

Illustrazione della schermata sul pannello di controllo

Per ricevere un documento dopo aver cancellato il documento ricevuto più vecchio

  1. Selezionare [Elimina file vecchio e ricevi file nuovo] per [In caso di errore di memorizzazione di un file]

  2. Selezionare [Stampa file vecchio] o [Non stampare file vecchio ma stampa rapporto] per [Quando si elimina il file vecchio].

    Illustrazione della schermata sul pannello di controllo

    Quando [Non stampare file vecchio ma stampa rapporto] viene selezionato e i documenti ricevuti vengono cancellati, la macchina stampa un rapporto contenente le destinazioni e le date di ricezione dei documenti cancellati.

Impedire la ricezione di un nuovo documento

  1. Selezionare [Non ricevere] per [In caso di errore di memorizzazione di un file].

    Illustrazione della schermata sul pannello di controllo

4Premere [OK].

5Al termine delle impostazioni, premere [Home] ().

Restrizione degli utenti che possono accedere ai file ricevuti memorizzati

Specificare l'utente che gestirà i file ricevuti memorizzati. È possibile visualizzare, stampare o cancellare i file ricevuti memorizzati da Web Image Monitor solo se è stato effettuato il login come amministratore.

Importante

1Premere [Impostazioni] sulla schermata Home.

Illustrazione della schermata sul pannello di controllo

2Premere [Impostazioni Fax] nella schermata Impostazioni.

Illustrazione della schermata sul pannello di controllo

3Premere [Impostazioni di ricezione][Impostazione utente file ricezione memorizz.] per visualizzare la schermata Impostazioni utente file ricezione.

4Selezionare [Attivo] in [Impostazione utente file ricezione memorizz.], quindi premere [Specifica utente].

Illustrazione della schermata sul pannello di controllo

5Specificare l'utente che gestirà i file ricevuti memorizzati.

Illustrazione della schermata sul pannello di controllo

Il controllo del file di ricezione memorizzato è impossibile quando l'utente selezionato è eliminato dalla rubrica.

6Premere [OK].

7Specificare [Gestione utilizzo], quindi premere [OK].

  • Solo web: la visualizzazione, la stampa e la cancellazione dei file ricevuti memorizzati è disponibile solo da Web Image Monitor.

  • Web e pannello di controllo: la visualizzazione, la stampa e la cancellazione dei file ricevuti memorizzati è disponibile da Web Image Monitor e dal pannello di controllo della macchina.

8Al termine delle impostazioni, premere [Home] ().

Conferma/Stampa/Eliminazione dei documenti ricevuti e memorizzati dal pannello di controllo

È possibile verificare i contenuti dei documenti ricevuti memorizzati nella macchina da [Ricezione fax][Controlla file ricezione memor.] nella schermata della funzione Fax.

1Premere [Fax] nella schermata Home.

Illustrazione della schermata sul pannello di controllo

2Premere [Ricezione fax] nella schermata della funzione Fax.

Illustrazione della schermata sul pannello di controllo

3Premere [Controlla file ricezione memor.].

Illustrazione della schermata sul pannello di controllo

4Selezionare la cartella desiderata.

Illustrazione della schermata sul pannello di controllo
  • Premendo [Cerca cartella], è possibile eseguire una ricerca in base al nome della cartella.

  • Se la cartella è protetta da una password, inserire la password e premere [OK].

5Nella schermata di verifica dei documenti ricevuti memorizzati, verificare, stampare o eliminare il documento.

Illustrazione della schermata sul pannello di controllo
  • Verificare un documento

    Selezionare il documento e premere [Anteprima].

    Premere per passare dall'elenco contenente i nomi dei documenti alla visualizzazione delle miniature.

    • Se il formato (lunghezza) di un documento ricevuto e memorizzato è maggiore di A4 o 81/2 × 14, il documento appare come immagine singola nell'anteprima, ma durante la stampa sarà diviso e stampato su più fogli.

    • Se i file immagine sono corrotti, non saranno visualizzati nella finestra di anteprima.

  • Stampare un documento

    Selezionare il documento e premere [Stampa file].

    È possibile specificare se eseguire la stampa fronte-retro ed eliminare il documento dopo averlo stampato.

  • Eliminare un documento

    Selezionare il documento e premere [Elimina].

    • Non è possibile eliminare un documento mentre un altro utente lo sta stampando utilizzando Web Image Monitor.

    • Per il numero massimo di documenti che è possibile eliminare con un'unica operazione, vedere Elenco dei valori massimi per ogni impostazione.

  • Per eseguire una ricerca di file

    Selezionare [Cerca file] e inserire il testo da cercare.

    È possibile eseguire la ricerca in base al mittente di un file memorizzato ricevuto.

    È possibile cercare nomi di file che digitandone i caratteri iniziali e visualizzare i nomi in un elenco.

  • Per modificare le informazioni del mittente

    Premere [Modif. info. mittente ] e inserire il nuovo nome.

  • Per ordinare i file in base a un diverso criterio

    Premere per scegliere se ordinare i file in base alla [Data ricezione] o al [Mittente].

    Premere o per alternare tra la visualizzazione dei file in ordine decrescente o crescente.

Nota

  • In "Data/Ora", viene visualizzata l'ora in cui la macchina ha iniziato a ricevere ciascun file, ma i file vengono ordinati in base al momento in cui la macchina ha terminato di ricevere ciascun file.

Visualizzazione/Stampa/Eliminazione dei documenti memorizzati tramite Web Image Monitor

È possibile visualizzare i contenuti dei documenti memorizzati dal menu [Stampa lavoro/file memorizzato] in Web Image Monitor. È anche possibile scaricare su un computer i documenti memorizzati.

Nota

  • Si raccomanda di utilizzare Web Image Monitor funzionante nello stesso ambiente di rete di questo dispositivo. In caso contrario, è possibile che il browser Web non si apra, causando un errore.

  • Quando si inserisce un indirizzo IPv4, non iniziare i segmenti con zero. Ad esempio: se l'indirizzo è "192.168.001.010", è necessario inserirlo come "192.168.1.10" per collegarsi alla stampante.

1Avviare il browser Web del computer.

2Inserire "http://(indirizzo IP o nome host della macchina)/" nella barra degli indirizzi.

3Effettuare l'accesso a Web Image Monitor come utente che visualizza il file ricevuto memorizzato.

4Dal menu "Stampa lavoro/file memorizzato", fare clic su "File ricevuto via fax".

5Selezionare la cartella.

Inserire il testo nel campo del nome della cartella, quindi fare clic su [Cerca] per cercare la cartella.

6Se è stato specificato l'utente che deve gestire i documenti ricevuti memorizzati nella macchina, inserire il codice utente dell'amministratore e fare clic su [OK].

7Visualizzare, stampare o eliminare il documento memorizzato.

Stampare o eliminare un documento

Selezionare il documento e fare clic su [Stampa] oppure su [Elimina].

Per visualizzare o scaricare un documento

  1. Fare clic sull'icona Proprietà del documento.

  2. Controllare i contenuti del documento visualizzati a schermo.

  3. Per scaricare il file, selezionare il formato file in cui salvare il documento sul computer, quindi fare clic su [Download].

8Fare clic su [OK] e chiudere il browser Web.

Nota

  • Se in [Impostazioni Fax][Impostazioni ricezione][Impostazioni di ricezione file][Azione dopo ricezione file][Memorizza] viene specificata la notifica e-mail relativa alla memorizzazione dei file ricevuti, fare clic sull'URL descritto in "E-mail rapporto di ricezione" inviato alla destinazione di notifica per accedere al documento ricevuto.

  • Quando si stampa su carta di grande formato, controllare le impostazioni di stampa nell'applicazione che si sta utilizzando.