Document Server (Freigegebener Ordner/Einzelner Ordner)
Druckjob/Gespeicherte Datei > Document Server > Document Server (Freigegebener Ordner/Einzelner Ordner)
Zeigt eine Liste der im Ordner gespeicherten Dateien an.
Es gibt drei Ansichten: Ansicht "Details", Ansicht "Symbole" und Ansicht "Piktogramme".
Hinweis
- Wenn Sie als Dateiadministrator angemeldet sind, können Sie alle Dateien anzeigen. Sie können darüber hinaus Dateien löschen, Besitzer und Passwörter ändern sowie Dateien entsperren. Dateiadministratoren können Dateien jedoch nicht drucken, downloaden oder senden. Zum Entsperren von Dateien muss die Funktion zum Sperren von Dateien aktiviert sein.
- Wenn Sie als Administrator, außer als Dateiadministrator, angemeldet sind, erscheint die Option Document Server nicht im Menübereich.
- Der Anwender kann alle Informationen zu seinen Dateien einsehen. Der Zugriff auf Dateien, die anderen Anwendern gehören, ist u. U. aufgrund der für diese Dateien eingestellten Zugriffsprivilegien eingeschränkt.
- Wenn ein Link "Gehe zu Job" oben rechts auf der Seite erscheint, können Sie darauf klicken, um zur Seite Job zu gelangen.
Ansicht
Wählen Sie aus folgenden Optionen die Einträge, die Sie in die Liste aufnehmen wollen:
- Alle
- Druckbare Dateien
- Kopierer
- Fax
- Scanner
- Drucker
- Gesperrte Dateien
Hinweis
- Sie müssen als Dateiadministrator angemeldet sein, um gesperrte Dateien anzeigen zu können.
Suchen nach
Es kann ein Anwendername oder Dateiname für die Suche nach Dateien festgelegt werden.
Legen Sie die Suchkriterien fest und klicken Sie anschließend zum Starten auf Suchen.
Hinweis
- Um die aktuellen Suchkriterien und Suchergebnisse zu löschen, klicken Sie auf Ergebnisse löschen.
Bei Auswahl von Anwendername
Es können maximal 20 Zeichen eingegeben werden.
Bei Auswahl von Dateiname
Es können maximal 64 Zeichen eingegeben werden.
Seite-Steuerschaltflächen
Klicken Sie auf die Schaltflächen über der Liste, um die angezeigte Seite zu ändern.
Die Gesamtzahl der Seiten und die aktuelle Seitenzahl werden zwischen den Schaltflächen 
und 
angezeigt.
Schaltfläche Zur ersten Seite gehen.
Zeigt die erste Seite an.
Schaltfläche Zur vorherigen Seite gehen.
Zeigt die vorherige Seite an.
Schaltfläche Zur nächsten Seite gehen.
Zeigt die nächste Seite an.
Schaltfläche Zur letzten Seite gehen.
Zeigt die letzte Seite an.
Kästchen Seite und Schaltfläche Gehe zu
Zeigt die angegebene Seite an. Geben Sie die Seitenzahl in das Feld Seite ein und klicken Sie dann auf Gehe zu, um die Seite anzuzeigen.
Anzeigeelemente
Wählen Sie die Anzahl der anzuzeigenden Objekte pro Seite aus.
Anzeigeverfahr.
Wählen Sie das Anzeigeformat aus dieser Liste aus.
Schaltfläche 
Zeigt ein vergrößertes Piktogramm der ersten Seite des Dokuments an. Es werden weniger Informationen als in den Ansichten "Details" und "Symbole" angezeigt.
Schaltfläche 
Zeigt zusätzlich zu den Informationen der Ansicht "Details" ein Piktogramm der ersten Seite des Dokuments als ein Symbol an.
Schaltfläche 
Zeigt detaillierte Dateiinformationen eines jeden Dokument in einer Zeile an.
Liste der anzuzeigenden Elemente
Markieren Sie das Kontrollkästchen links von den Dateiinformationen, um eine Datei auszuwählen. Es können bis zu 30 Dateien ausgewählt werden. Die Anzahl der ausgewählten Dateien erscheint für Ausgewählte Dateien über der Liste.
Klicken Sie auf Alle deaktivieren, um alle Dateien in der Liste abzuwählen. Dateien, die nicht auf der aktuellen Seite angezeigt werden, werden ebenfalls abgewählt.
Die Liste enthält folgende Einträge:
Piktogramme
Zeigt ein Piktogramm der ersten Seite des Dokuments an. Wenn das Symbol 
anstelle eines Piktogramms angezeigt wird, ist die Datei durch ein Passwort geschützt.
Dateiname
Zeigt den Namen des Dokuments an. Klicken Sie auf die Schaltfläche 
oder die Schaltfläche 
unter dem Namen des Elements, um die Liste nach Dateiname zu sortieren.
Schaltfläche Details
Klicken Sie hier, um die Seite Details Datei anzuzeigen.
Download
Herunterladbare Dateien lassen sich dadurch erkennen, dass ihre Dateiformate als Links dargestellt werden.
Wenn Sie auf die Option PDF klicken, wird das Dokument in eine PDF-Datei konvertiert und als solche heruntergeladen. Wenn Sie auf die Option PDF/A klicken, wird das Dokument in eine PDF/A-Datei konvertiert und als solche heruntergeladen. Wenn Sie auf die Option TIFF klicken, wird das Dokument in eine mehrseitige TIFF-Datei konvertiert und als solche heruntergeladen.
Sie können jedoch keine Dokumente herunterladen, wenn Sie als Dateiadministrator angemeldet sind, d. h. die Links werden nicht angezeigt.
Hinweis
- Je nach den vorgenommenen Einstellungen in Adobe Reader oder Acrobat Reader wird u. U. während des Downloads der Webbrowser gestartet und eine leere Seite geöffnet. Klicken Sie in diesem Fall in dem Fenster auf die Schaltfläche Schließen, um den Webbrowser zu schließen.
- Eine PDF/A-Datei kann nur im Acrobat Reader ab Version 4.0 aufwärts geöffnet werden.
- Wenn Sie Internet Explorer 8 verwenden, erfolgt der Download-Prozess langsamer als mit anderen Browsern. Um den Download mit Internet Explorer 8 zu beschleunigen, öffnen Sie das Menü Internetoptionen des Browsers und registrieren Sie die URL des Geräts als vertrauenswürdige Seite. Anschließend deaktivieren Sie den SmartScreen-Filter für vertrauenswürdige Webseiten. Nähere Angaben zu diesen Einstellungen finden Sie in den Hilfedateien für Internet Explorer 8.
Funktion
Zeigt Symbole an, die der zum Speichern der Datei verwendeten Funktion entsprechen.
Eines der folgenden Symbole wird angezeigt (Symbole von nicht unterstützten Funktionen werden nicht dargestellt):
Die Datei wurde mithilfe der Kopierfunktion gespeichert.
Die Datei wurde mithilfe der Faxfunktion gespeichert.
Die Datei wurde mithilfe der Druckerfunktion gespeichert.
Die Datei wurde mithilfe der Scannerfunktion gespeichert.
Die Datei wurde zum Computerdownload gespeichert.
Bei Farbdruckgeräten erscheint eines der folgenden Symbole neben den obigen Symbolen, das den Farbmodus anzeigt. Wenn Sie auf das Symbol klicken, wird der Name des Farbmodus angezeigt.
Die Datei wurde im Vollfarbmodus gespeichert.
Die Datei wurde im einfarbigen Modus gespeichert.
Die Datei wurde im Zweifarben-Modus gespeichert.
Die Datei wurde im Schwarzweiß-Modus gespeichert.
Zugriffsberechtigung
Zeigt Symbole an, die dem für die Datei festgelegten Zugriffprivileg entsprechen. Wenn Sie auf das Symbol klicken, wird eine Textbeschreibung des Zugriffsprivilegs angezeigt.
Das Privileg "Schreibgeschützt" ist aktiviert.
Das Privileg "Bearbeiten" ist aktiviert.
Das Privileg "Bearbeiten/ Löschen" ist aktiviert.
Das Privileg "Vollzugriff" ist aktiviert.
Das Privileg "Besitzer" ist aktiviert.
Anwendername
Zeigt den Namen des Anwenders an, der die Datei gespeichert hat. Klicken Sie auf die Schaltfläche oder die Schaltfläche unter dem Namen des Elements, um die Liste nach Anwendername zu sortieren.
Erstelltes Datum/Zeit
Zeigt das Datum und die Uhrzeit an, an dem bzw. zu der die Datei gespeichert wurde. Klicken Sie auf die Schaltfläche oder die Schaltfläche unter dem Namen des Elements, um die Liste nach Erstellungsdatum zu sortieren.
Läuft ab
Zeigt das Datum an, an dem die Datei automatisch gelöscht wird. Klicken Sie auf die Schaltfläche oder die Schaltfläche unter dem Namen des Elements, um die Liste nach Ablaufdatum zu sortieren.
Seite(n)
Zeigt die Anzahl der Seiten in der Datei an.
Passwort
Ist ein Dokument passwortgeschützt, erscheint ein Eingabefeld zur Eingabe des Passworts. Um Funktionen bei einem passwortgeschützten Dokument auszuführen (Eigenschaften anzeigen, drucken löschen usw.), geben Sie das Passwort ein und klicken Sie danach auf der rechten Seite auf die Schaltfläche Authentifizieren.
Wenn Sie als Dateiadministrator angemeldet sind, werden keine Passwörter benötigt. Ferner werden gesperrte Dateien angezeigt, wenn Sie als Dateiadministrator angemeldet sind.
Hinweis
- Piktogramme werden nur in der Ansicht "Symbole" oder in der Ansicht "Piktogramme" angezeigt.
- Die folgenden Informationen erscheinen nicht in der Ansicht "Piktogramme": Anwendername, Erstellt, Läuft ab und Seite(n). Wenn Sie auf ein Piktogramm klicken, werden diese Informationen angezeigt.
- Werden Piktogramme angezeigt, erscheinen die Sortierschaltflächen ( oder ) oben rechts in der Liste.
- Die Symbole "Zugriffsprivileg" werden nur dargestellt, wenn die Anwenderauthentifizierung aktiviert ist.
Auswählbare Dateiformate
Die zum Herunterladen verwendeten Dateiformate hängen vom Dateitypen ab.
| Dateityp | PDF/A | TIFF | |
|---|---|---|---|
| Fax-Datei | Ja | Ja | Ja |
| Scanner-Datei (Schwarzweiß binär, Graustufen/Farbe unkomprimiert) | Ja | Ja | Ja |
| Scanner-Datei (Graustufen/Farbe komprimiert) | Ja | Ja | Nein |
| Kopierer-Datei | Ja | Ja | Ja |
| Drucker-Datei | Ja | Ja | Ja |
Hinweis
- Kopierer- und Drucker-Dateien können nur heruntergeladen werden, wenn der optionale Dateiformat-Konverter installiert ist.
Schaltflächen
Aktualisieren
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die derzeit angezeigten Informationen zu aktualisieren.
Klicken Sie hier, um die Seite Liste der zu druckenden Dateien anzuzeigen.
Senden
Je nachdem welche Datei Sie gewählt haben, erscheint entweder die Seite Datei mit Scanner senden oder die Seite Datei mit Fax senden.
Hinweis
- Sie können Scanner- und Fax-Dateien nicht gleichzeitig senden.
- Sie können Kopierer- oder Drucker-Dateien nicht senden.
Löschen
Klicken Sie hier, um die Seite Liste der zu löschenden Dateien anzuzeigen.
Datei entsperren
Klicken Sie hier, um die Seite Liste der zu entsperrenden Dateien anzuzeigen, auf der Sie das Entsperren der gewählten Datei bestätigen können.
Hinweis
- Diese Schaltfläche ist nur verfügbar, wenn Sie als Dateiadministrator angemeldet sind und die Jobsperrfunktion aktiviert ist.
Einzelheiten zum Vorgang (Dokumente umbenennen und Passwörter ändern)
Einzelheiten zum Vorgang (Herunterladen)
Einzelheiten zum Vorgang (Drucken)
Einzelheiten zum Vorgang (Senden)
Einzelheiten zum Vorgang (Löschen)