Document Server
Afdruktaak/Opgeslagen bestand > Document Server > Document Server
Hier wordt een lijst met bestanden weergegeven die in de Document Server van het apparaat zijn opgeslagen.
Er zijn drie soorten weergaveformaten: Detailweergave, Pictogramweergave en Miniatuurweergave.
Opmerking
- Als u bent ingelogd als bestandbeheerder kunt u alle bestanden bekijken. U kunt ook bestanden verwijderen, de eigenaar wijzigen, wachtwoorden wijzigen en de beveiliging van bestanden opheffen. Bestandbeheerders kunnen echter geen bestanden afdrukken, downloaden of verzenden. Om de beveiliging van bestanden op te heffen, moet de beveiligingsfunctie voor bestanden geactiveerd zijn.
- Als u bent ingelogd als een andere beheerder dan een bestandbeheerder verschijnt de optie Document Server niet in het menu.
- Een Gebruiker kan alle informatie over zijn bestanden bekijken. De toegang tot bestanden die het eigendom zijn van andere gebruikers, kan beperkt zijn op basis van de toegangsprivileges die voor die bestanden ingesteld zijn.
- Wanneer in de rechterbovenhoek van de pagina de link "Ga naar Taak" wordt weergegeven, kunt u hierop klikken om naar de bijbehorende Taak-pagina te gaan.
Beeld
Selecteer hieronder de items die u in de lijst wilt weergeven:
- Alles
- Afdrukbare bestanden
- Kopieerapparaat
- Fax
- Scanner
- Printer
- Beveiligde bestanden
Opmerking
- U moet zijn ingelogd als bestandbeheerder om beveiligde bestanden te kunnen bekijken.
Zoeken naar
Door het opgeven van een gebruikers- of bestandsnaam kunt u naar bestanden zoeken.
Geef de zoekcriteria op en klik op Zoeken om te starten.
Opmerking
- Klik op Resultaten wissen om de huidige zoekcriteria en -resultaten te wissen.
Bij selectie van Gebruikersnaam
U kunt maximaal 20 tekens invoeren.
Bij selectie van Bestandsnaam
U kunt maximaal 64 tekens invoeren.
Paginabesturingsknoppen
Met de knoppen boven de lijst kunt u de weergavepagina wijzigen.
Het totaal aantal pagina's en het huidige paginanummer worden weergegeven tussen de knoppen 
en 
.
Knop Ga naar de eerste pagina.
Geeft de eerste pagina weer.
Knop Ga naar de vorige pagina.
Geeft de vorige pagina weer.
Knop Ga naar de volgende pagina.
Geeft de volgende pagina weer.
Knop Ga naar de laatste pagina.
Geeft de laatste pagina weer.
Het vak Pagina en de knop Ga
Geeft de opgegeven pagina weer. Voer in het vak Pagina het paginanummer in en klik vervolgens op Ga om deze weer te geven.
Items weergeven
Selecteer het aantal weergave-items per pagina.
Methode weerg.
Selecteer in deze lijst de weergave-indeling.
Knop 
Geeft een vergroot miniatuur van de eerste pagina van het document weer. Er wordt minder informatie weergegeven dan bij de Detailweergave en de Pictogrammenweergave.
Knop 
Geeft een miniatuur van de eerste pagina van het document weer als een pictogram naast de informatie van de Detailweergave.
Knop 
Geeft gedetailleerde bestandsinformatie over elk document in een regel.
Lijst met weergave-items
Met het selectievakje links van de bestandsinformatie selecteert u het bestand. U kunt maximaal 30 bestanden selecteren. Het aantal geselecteerde bestanden verschijnt voor Geselecteerde bestanden boven de lijst.
Met Alles deselecteren maakt u alle bestandsselecties in de lijst ongedaan. Ook bestanden die niet op de huidige pagina worden weergegeven, worden gedeselecteerd.
De volgende items worden weergegeven in de lijst:
Miniaturen
Geeft een miniatuur van de eerste pagina van het document weer. Wanneer in plaats van een miniatuur 
wordt weergegeven, is het bestand met een wachtwoord beveiligd.
Bestandsnaam
Geeft de naam van het document weer. Klik op de knop 
of op de knop 
onder de naam van het item om de lijst op bestandsnaam te sorteren.
Knop Details
Klik hier om de pagina Bestanddetails weer te geven.
Downloaden
Bestanden die kunnen worden gedownload, zijn te herkennen doordat de bestandsindeling als koppeling verschijnt.
Als u op PDF klikt, wordt het document geconverteerd en gedownload als PDF-bestand. Als u op PDF klikt, wordt het document geconverteerd en gedownload als PDF/A-bestand. Als u op TIFF klikt, wordt het document geconverteerd en gedownload als TIFF-bestand.
U kunt echter geen documenten downloaden wanneer u bent aangemeld als bestandbeheerder, dus er worden geen koppelingen weergegeven.
Opmerking
- Afhankelijk van de instellingen in Adobe Reader of Acrobat Reader kan de webbrowser tijdens het downloaden starten en een blanco pagina openen. Klik in dat geval op de knop Sluiten in het venster om de webbrowser te sluiten.
- PDF/A-bestanden kunnen niet worden geopend in eerdere versies dan Acrobat Reader 4.0.
- Als u gebruikmaakt van Internet Explorer 8, zal het downloaden langzamer gaan dan bij andere browsers. Als u sneller met Internet Explorer 8 wilt downloaden, opent u het menu Internetopties in de browser en registreert u de URL van het apparaat als een vertrouwde site. Vervolgens schakelt u het SmartScreen-filter voor betrouwbare sites uit. Verdere informatie over deze instellingen vindt u in de Help-bestanden van Internet Explorer 8.
Functie
Geeft pictogrammen weer van de functie die gebruikt is om het bestand op te slaan.
Een van de volgende items wordt weergegeven (pictogrammen of niet-ondersteunde functies worden niet weergegeven):
Het bestand is opgeslagen met de kopieerfunctie.
Het bestand is opgeslagen met de faxfunctie.
Het bestand is opgeslagen met de printerfunctie.
Het bestand is opgeslagen met de scannerfunctie.
Het bestand is opgeslagen voor computerdownload.
Op apparaten die ook in kleur kunnen afdrukken, verschijnt een van de volgende pictogrammen naast de bovenstaande pictogrammen, ter aanduiding van de kleurenmodus. Als u wijst naar het pictogram wordt de naam van de kleurmodus weergegeven.
Het bestand is opgeslagen in kleur.
Het bestand is opgeslagen in een enkele kleur.
Het bestand is opgeslagen in twee kleuren.
Het bestand is opgeslagen in zwart-wit.
Toegangsprivilege
Geeft pictogrammen weer met het toegangsprivilege voor het bestand. Door met de muis naar het pictogram te gaan, verschijnt een beschrijving van het toegangsprivilege.
Het privilege Alleen-lezen is ingesteld.
Het privilege Bewerken is ingesteld.
Het privilege Bewerken/Verwijderen is ingesteld.
Het privilege Volledige controle is ingesteld.
Het eigenaarsprivilege is ingesteld.
Gebruikersnaam
Geeft de naam van de gebruiker weer die het bestand heeft opgeslagen. Klik op de knop of de knop onder de naam van het item om de lijst op gebruikersnaam te sorteren.
Gemaakt
Geeft de datum en tijd weer waarop het bestand is opgeslagen. Klik op de knop of op de knop onder de naam van het item om de lijst op aanmaakdatum te sorteren.
Verloopt
Geeft de datum weer waarop het bestand automatisch wordt verwijderd. Klik op de knop of de knop onder de naam van het item om de lijst op vervaldatum te sorteren.
Pagina('s)
Geeft het aantal pagina's in het bestand weer.
Wachtwoord
Wanneer een document met een wachtwoord is beveiligd, wordt een venster voor het invoeren van het wachtwoord weergegeven. Als u bewerkingen (eigenschappen weergeven, afdrukken, verwijderen, enzovoort) wilt uitvoeren op een document dat met een wachtwoord is beveiligd, voert u het wachtwoord in en klikt u vervolgens op de knop Verifiëren rechts.
Wachtwoorden zijn niet vereist als u bent ingelogd als bestandbeheerder. Bovendien worden beveiligde bestanden weergegeven als u zich aanmeldt als bestandbeheerder.
Opmerking
- Miniaturen worden alleen weergegeven in de Pictogramweergave of de Miniatuurweergave.
- In de Miniatuurweergave wordt de volgende informatie niet weergegeven: Gebruikersnaam, Gemaakt, Verloopt en Pagina('s). Door naar een miniatuur te wijzen, wordt deze informatie getoond.
- Bij het weergeven van miniaturen worden de sorteerknoppen ( of ) rechtsboven in de lijst weergegeven.
- Pictogrammen voor toegangsprivileges worden enkel weergegeven als de gebruikerverificatie ingeschakeld is.
Selecteerbare bestandsindelingen
Bestandsindelingen die kunnen worden gebruikt voor het downloaden, zijn afhankelijk van het bestandstype.
| Bestandstype | PDF/A | TIFF | |
|---|---|---|---|
| Faxbestand | ja | ja | ja |
| Scannerbestand (zwart-wit binair, grijswaarden/kleur niet-gecomprimeerd) | ja | ja | ja |
| Scannerbestand (grijswaarden/kleur gecomprimeerd) | ja | ja | nee |
| Kopieerapparaatbestand | ja | ja | ja |
| Printerbestand | ja | ja | ja |
Opmerking
- Kopieerapparaat- en printerbestanden kunnen alleen worden gedownload wanneer de optionele File Format Converter is geïnstalleerd.
Knoppen
Vernieuwen
Klik hier om de momenteel weergegeven informatie bij te werken.
Printen
Klik hier om de pagina Lijst met af te drukken bestanden weer te geven.
Verzenden
Afhankelijk van het geselecteerde bestand verschijnt de pagina Bestand verzenden via Scanner of Bestand verzenden per Fax.
Opmerking
- U kunt scanner- en faxbestanden niet tegelijk verzenden.
- U kunt geen kopieerapparaat- of printerbestanden verzenden.
Verwijderen
Klik hier om de pagina Lijst met te verwijderen bestanden weer te geven.
Bestandsbeveiliging opheffen
Klik op deze knop om de pagina Lijst bestanden voor opheffen beveiliging weer te geven, waar u kunt bevestigen dat u de beveiliging van het geselecteerde bestand wenst op te heffen.
Opmerking
- Deze knop is alleen beschikbaar als u bent ingelogd als bestandbeheerder en als de beveiligingsfunctie voor opdrachten ingeschakeld is.
Informatie over de procedure (Naam van documenten wijzigen en wachtwoorden wijzigen)
Informatie over de procedure (Downloaden)
Informatie over de procedure (Afdrukken)
Informatie over de procedure (Verzenden)
Informatie over de procedure (Verwijderen)